企業や組織は、通信回線をオープンに保ち、さまざまな部署間で信頼性を維持することに頼っています。効果的にコミュニケーションをとる能力がなければ、会社の機能はすぐにばらばらになり始めます。しかし、同時に自分たちのやり方でコミュニケーションをとる人も混乱を招きます。これが職場のプロトコルが効くところです。
定義済みプロトコル
簡単に言うと、プロトコルは組織のメンバーが従うことと使用することを要求される内部ルールです。目標とされた活動がプロトコルの下で扱われることを確実にすることによって、組織はあらゆるレベルで一貫性と適合性を確実にします。ただし、欠点は、プロトコルが多すぎると冗長性、官僚主義、さらには不必要な遅延が発生することです。これは、機敏で柔軟になろうとする組織に対しては効果的です。適合性と即応性のバランスを取ります。
電子コミュニケーション
同じ組織内の人々のコミュニケーション方法を管理するという課題に加えて、電子的な方法とコンピュータ化された方法では問題が複雑になりました。電子通信の速度は頻繁に問題をより早く起こし、間違いがなされるとさらに広がる。スマートフォン、電子メール、インスタントメッセージング、そしてコンピュータファイルは、ただのコミュニケーションを増すだけです。
文章のコミニュケーション
最も伝統的なビジネス通信方法である書き込みメッセージは、組織によって簡単に標準化されるため、正しくルーティングされ、適切に優先順位を付けることができます。これは、重要度ごとに異なる方法を選択することによって行われます。 Eメール、メモ、および基本的なメッセージを日常のコミュニケーションに使用できます。会社のレターヘッドにあるメモと手紙は、より正式な方法で伝達された問題を提示します。政策討議や重要な意思決定の努力のために発行する論文や報告書を予約する。
電子メッセージ
電子メール、インスタントメッセージング、およびインターネットの問題は、組織がメッセージとその対象読者をすぐに制御できなくなることが頻繁にあることです。組織は、日常の定期的なコミュニケーションのためにこれらのツールを予約し、定期的に古いコミュニケーションを削除して重要な情報のみを保管する方法を理解するための定期的なコミュニケーションのためにこれらのツールを予約しています。あまりにも頻繁に、人々は愚かなまたは個人的なメッセージングのためにこれらのツールを使用します。これらのファイルが後に訴訟や法的問題で復活した場合、結果は恥ずかしいものから深刻なものまでさまざまです。
書き方
プロトコルの一部として、組織はあらゆるコミュニケーションが明確な使用規則に従うことを確認することからも利益を得ます。これは、スタッフが書面による適切なコミュニケーション方法を確実に理解できるようにすることを意味します。 LOL、WTB、WU、LTRなどのような手早く、技術的な頭字語は、専門的な文章に属していません。スタッフは、スペルと文法を重視する適切な言葉でコミュニケーションをとる必要があることを理解する必要があります。
口頭によるコミュニケーション
口頭でのコミュニケーションのためのプロトコルは、書かれた文書と同じように実装することができます。カジュアルな討論、正式な会議、階層会議、政策立案/意思決定のやり取りなど、口頭での会議にはレベルがあるはずです。これらの各接触イベントには、コミュニケーションの方法、反応および決定を処理する期間および方法についての理解された期待があるはずです。ビジネスでこれを行わないと、頻繁にアドホックな対話が発生します。これは、少人数のグループでは快適ですが、組織の成長に伴って問題が発生し始めます。
