あなたがあなたの仕事を受け入れたとき、人事部またはあなたの上司はあなたのスケジュールについて話し合いました、そして、あなたは彼らが提供した時間にあなたが同意する可能性があります。あなたがスケジュールを受け入れた時点では、あなたは自分の状況が変わること、あるいはあなたが同意した時間に仕事に就くことができないことを知る方法がおそらくないでしょう。あなたが継続的に遅刻した場合、またはあなたの個人的な事情により、後で仕事をすることを報告する必要がある場合は、後任の時間について上司に書面で尋ねることをお勧めします。書面による請求を送信すると、その請求が却下された場合、またはスケジュールが変更されたために証明が必要な場合に、その要求の正式な記録が作成されます。
Late Permission Letterに正式なレターフォーマットを使用する
これは正式な依頼なので、書面による依頼を正しいビジネスレターのフォーマットで作成してください。業務上の対応は通常ブロック形式です。つまり、段落は左余白と同じ高さになります。段落をインデントしないでください。あなたの手紙の日付、受取人の名前と住所、件名、本文、そして最後の挨拶も左マージンと同じ高さです。社会保障番号と異なる場合は、件名に氏名、役職、および従業員番号を含める必要があります。セキュリティ上の理由から、知っておく必要のない人の机の上に届くような手紙に社会保障を含めないでください。 。さらに、手紙にはホワイトペーパーまたはオフホワイトペーパー、Times New RomanやCalibriなどのフォントを使用し、上司と人事部にコピーを提供する前に、名前にインクで署名します。
あなたのオフィスの大部分がペーパーレスで、電子メールで通信している場合は、仕事用の電子メールを遅刻することもできます。正式な言語を使用するか、リクエストを手紙として準備して代わりに電子メールに添付してください。
あなたの要求を直接述べなさい
読者があなたの実際の要求に達する前に手紙全体をスキャンする必要がある代わりに、あなたの手紙の最初の段落に要求を述べてください。たとえば、「私は2013年6月14日に購買部で初級エージェントとして働き始め、2018年6月14日に上級購買エージェントに昇格しました。現在の作業スケジュールは午前8時からです。この手紙の目的は、私の時間が午前9時から午後6時までになるようにスケジュール変更を要求することです。」
遅刻しないで
あなたの要求を肯定的な口調で組み立て、「遅い」という言葉を使わないでください。あなたが恒久的なスケジュール変更を要求しているならば、あなたは毎日遅刻する許可ではなく、異なる時間を求めています。そして、あなたは上司があなたが仕事に遅刻している時間の分だけあなたの労働時間を減らすことを要求していません。あなたの要求が有限期間である場合は、「この手紙の目的は、4月1日から4月30日まで年を挿入まで、私の時間が午前9時から午後6時になるようにスケジュール変更を要求することです」と述べてください。
正直な理由を与える
あなたが雇用主と正直になるのも良い習慣ですが、あなたが朝の人ではなくて時間通りにそれをすることができないので1時間後に来ることを要求しているなら、あなたはそれを再考したいかもしれません。あなたの要求のための合理的な基礎。しかしあなたの理由があなたが仕事に取り掛かるために余分な時間があるならよりよく役立つことができる個人的または家族の義務があるということであるならば、それを示してください。あなたはあまりに個人的である必要はありません。例えば、デイケアからあなたの子供を迎えに行くことやあなたの配偶者と一緒に電車に乗ることは、この要求の合理的な根拠のようです。ただし、上司または上司との関係と、スケジュール変更が必要な特定の理由を実際に知る必要があるかどうかに基づいて判断します。
それは雇用主の価値があるようにする
あなたの要求があなたが継続的に遅刻したためであり、あなたがあなたの典型的なスケジュールより1時間遅れることがあなたが時間通りに仕事をするために報告するのを助けると信じているならあなたが別のスケジュールを持っていた場合あなたの出席が大幅に向上することを示唆しています。これはあなたの職務遂行の側面に対処する一つの方法です、そしてあなたはあなたが出席の問題領域に対処することを通してあなたのパフォーマンスを改善することについて積極的になろうとしていることをあなたの手紙で述べることができます。たとえば、「新しい労働時間はビジネスに次のようなプラスの影響を与えると思います」と文を始めることができます。
保証を提供する
スケジュールの変更が部門の業務やワークロードの処理能力に悪影響を及ぼさないように、上司に確認する必要があると感じるかもしれません。たぶんあなたはあなたが受けた顧客の電話を追跡して、ほとんどすべての顧客が午前9時以降に電話をかけたことに気づいたなら、あなたは顧客の電話のピークを監視してスケジュールの変更が組織に役立つことをあなたの手紙に加えることができます。あなたのレターには、割り当てられたすべてのタスクを達成するための課題がないことを予見することもできます。これにより、これを十分に検討し、スケジュールの変更によって問題が発生しないことが確実になります。
ファローアップ
遅く到着した場合のあなたの手紙の最後の段落はあなたの要求を書き直すべきであり、スケジュールの変更が恒久的なものである場合は、変更を有効にしたい日付を提案してください。スケジュール変更を実施するために追加の事務処理が必要かどうかを尋ねます。これは人事部門またはあなたの上司に、少なくとも事務処理についてあなたに返答を与える責任を負わせます。また、このように書かれた場合、それはあなたが要求が承認されることを確信できないことを示唆する手紙よりもポジティブに聞こえます。人事部門とスーパーバイザーに検討していただき、承認を得るためにいつフォローアップするかを知らせます。
