サイレントオークションは、サポーターを集めて意識を高めながら、あなたの組織や慈善団体のためにお金を集めるための素晴らしい方法です。サイレントオークションは一般的に別のイベントと一致するため、サイレントオークションへの招待状は、開催中のもの、着る方法、応募する場合、入札の対象となっている商品やサービス、金銭の行き先を知らせる必要があります。イベントの形式とあなたがあなたのゲストとの関係のレベルに応じて、招待状の形式と配達は変更可能です。
イベントの詳細
他の招待状と同様に、場所、日付（曜日を含む）、および時間は、招待状に正しいつづりで明確に記載されている必要があります。サイレントオークションへの招待状は、オークション以外に何が起こっているのかをゲストに知らせるべきです。それが夕食、ダンス、ロデオ、ミステリーシアターナイト、あるいは全く予想外の何かであろうとなかろうと、ゲストはオークションが行われている間に何が起こっているのかを知る必要があります。実際の入札がいつ開始および終了したかを含むイベントの一般的な時間枠は、リスト形式で含まれるべきです。
服装
サイレントオークションと一致する正式なイベントに正式な服装を要求する場合、「正式な服装が必要」を招待に記載する必要はないと一般に認められています。招待状は、開催されるイベントやパーティーの雰囲気を作ります。紙の品質、使用されるフォント、およびイベントの詳細は、印刷物で読む必要なく正式に服を着る必要があるという点で、人を引き付けるはずです。フォーマルな装いを必要としない、あまりフォーマルでないイベントやフォーマルな招待状の場合は、適切な装いについて言及してください。 「あなたが今いるように」または「衣装を着て」はあなたのゲストに彼らに何が期待されているのかを知らせるための適切な方法です。
寄付金または募金活動
サイレントオークションへの招待は、なぜオークションが行われているのか、そして集められた資金がどのように使われるのかについてゲストに知らせる必要があります。 「ノースステイトボーイズアンドガールズクラブへの恩恵」などの簡単なフレーズを使用すると、ゲストはチャリティーに寄付していること、そしてチャリティーが直接イベントに参加しているのではないことを知ることができます。そのような場合、「Sponsored by」とイベントを開催している人々の名前を含む別の行が必要です。オークションが、イベントを開催しているのと同じ組織の募金活動である場合は、「ノースステイトボーイズアンドガールズクラブの募金活動」という言葉を使用し、そのままにします。すべての収益が直接恩人に渡される場合は、「収益の100％が恩恵を受ける」の後に名前が続くと記載する必要があります。
飲食
ほとんどのオークションでは、サイレントオークションが行われている間、少なくとも前菜と軽食が用意されています。これにより、人々は交流してより快適に感じることができます。どんなレベルの食糧が供給されようとも、人々が事前に多すぎるまたは少なすぎる食物を持っていて来ないように、それは招待状に記載されるべきです。 「ディナー提供」は招待状の一番下に追加できます。または、招待状のイベントプログラムに記載されている時間単位のディナーを提供します。 「提供される軽食」は、オークションはよりカジュアルなイベントであり、入札中にその人の食欲を満たすことを意味するものではありません。
フォーマットと配達
招待状は封筒に入れ、郵便カードとして提示するのではなく送付する必要があります。形式を維持し、ゲストをサイレントオークションに適切に招待するために必要なすべての情報に対応するためです。招待状の配達のためのエチケットは、50州内での配達のために依然としてUSPSを介しています。サイレントオークションが厳しい予算または非常に非公式なものである場合は、手渡しの招待状は許可されますが、郵便で受け取った招待状と同じ種類の権利付与または内密の反応は生成しません。
