紙ベースのデータを電子データに転送する方法

「ペーパーレスオフィス」は100％実現されることはないかもしれません。コンピュータを大量に使用しているにもかかわらず、ほぼすべての企業が依然としていくつかの紙の文書を必要としています。これは、コンピュータに依存する企業が紙ベースのフォームのデータとやり取りする必要がある場合に課題となります。物理データの仮想システムへの「変換」は、手動のデータ入力、文書の画像化および光学的認識によって達成することができる。

あなたが必要とするアイテム

紙の文書
設備と人員のための予算

ビジネスの目標とニーズを定義します。顧客の支払いを取り込むのか、アプリケーションを処理するのか、または内部文書をアーカイブするのかを決定します。電子ストレージ用に文書の実際の画像を保存する必要があるのか、あるいは紙ベースのデータをコンピュータのデータベースに取り込むだけでよいのかを判断します。これらの決定を下すことはあなたがどのデータ処理システムがあなたのニーズに最も合うかを決めるのを助けるでしょう。

エンタープライズソフトウェアソリューションを研究する。あなたがやろうとしていることと似たようなデータ収集をしている会社からのソフトウェアとベンダーの参照を求めてください。あなたがやろうとしている種類の紙から電子への変換を行っている職場を訪れることができるかどうか尋ねなさい。システムを選択するための最良の方法は、それを実際に実行することです。フォームから少量のデータをキャプチャするだけの場合は、1人のユーザーがExcelスプレッドシートにデータを入力するだけで済みます。しかし、現代のビジネスでは、これはおそらく当てはまりません。ドキュメント/イメージのキャプチャが計画の一部である場合は、ソフトウェアシステム、さらには新しいハードウェアを見つける必要があるかもしれません。

調査したソフトウェアソリューションを比較して、1つ選択してください。システムを購入してインストールするプロセスを開始するには、ベンダまたはソフトウェアの販売代理店に連絡してください。一般的に "発見"として知られている最初のステップは、ベンダーがあなたの正確なニーズとそれらに対する最善の解決策を決定するためにあなたのサイトに移動するときです。

ディスカバリー中およびインストール中は、引き続きベンダーに関与してください。たくさんの質問をし、そしてプロジェクトの所有権を取りなさい。文書の取り込みとデータ入力の活動を行うすべての従業員に同じことを行うように勧めます。

システムを完全にテストしてください。ソリューションにバグやギャップがある場合は、ベンダーがオンサイトにいる間にそれらを見つけることが最善です。これによりトラブルシューティングと解決がはるかに速くなります。