データベース管理システムがデータを体系化し、制御し、目録を作成しなければ、情報システムは組織化されたデータの集合体になるでしょう。データベース管理システムの最終的な役割は、データの整合性を保証するためにデータセキュリティを使用して制御を実装し、データファイルに保守を提供することです。
ファイル構造のカタログ化
データベース管理システム（DBMS）でファイルをカタログ化するプロセスは非常に重要です。実際のコンピュータコードやクエリプログラム（情報を抽出する）からシステムユーティリティやレコードメンテナンスプログラムまで、さまざまなファイルタイプがあります。これらのプログラムはすべて、システムの回路図または「スキーマ」によって識別される一意のファイル構造を持っています。ファイル構造のプロセスがなければ、ファイルにアクセスして操作するのは困難です。内のファイル構造（ＤＢＭＳ）は、ファイルアクセスおよび管理のための規則正しい構造を提供する。
データベースタイプの識別
DBMSシステムは、さまざまな種類のデータベースで構成できます。データベースは情報のレコード構造を保持します。 DBMS内のデータベースは、索引付きデータベース、順次データベース、またはリレーショナルデータベースにすることができます。索引データベースは主キーに基づいており、データベース構造内の任意の固有フィールドに索引を付けることができます。シーケンシャルデータベースは、データベースの最初のレコードから開始してアクセスされ、リレーショナルデータベースは、一意の識別子に基づいて別のデータベースの他の既存のレコードに結合できるレコードで構成されています。 DBMSでは、これらのデータベースタイプのパーティション化、カタログ化、およびアクセスが可能です。
データセキュリティ
データセキュリティは、あらゆる情報システムにとって重要な機能です。 DBMSはセキュリティテーブルを提供します。セキュリティテーブルは、ユーザー情報、識別情報、およびパスワード用に指定されたレコードです。セキュリティシステムはリレーショナルデータベーステーブルから構築され、ユーザがシステムにアクセスするためには各条件（ユーザアクセスコード）が各テーブルで満たされなければなりません。 DBMSシステムには、システムユーティリティアプリケーションの権限テーブルを使用してユーザーの権利と特権を割り当てる組み込みのセキュリティアプリケーションを含めることができます。
テーブルとレコード
DBMS内では、すべてのデータベースにレコードが割り当てられています。レコードは品目レコードまたは明細レコードとして分類されます。品目レコードは一般情報レコードであり、明細レコードは品目レコード内のフィールドIDに焦点を当てており、フィールドに関する追加の「詳細」情報を提供し、品目レコードからそのレコードを生成します。テーブルは、明細レコードと明細レコードが存在する構造です。品目および明細レコードの例は、出荷、支払いなどの一般的なデータフィールドと、家具をさまざまな色にさらに分解する対応する明細レコードからなるデータベース上の家具の説明です。
データセットの整合性
情報システムがトランザクションベースの処理システムである場合は、ユーザーがシステムに対して開始したデータの変更をトランザクション例外レポートに基づいてカタログ化するデータセットが作成されます。データは、バッチ方式またはリアルタイム方式で収集、配布、および処理されます。バッチ処理の場合、ほとんどの組織では1日に1回システムをアップデートしますが、リアルタイムシステムではすぐにアップデートを追加できます。
