オフィスの手続きは、特定の職場で業務を遂行するための標準として認められています。そのような標準は、業界、作業負荷、地理的な場所、オフィスのプロ意識、または会社の規模によって異なります。例えば、医療、歯科または法的慣行における事務手続きは、建設業、小売業または輸入業における事務手続きとは大きく異なります。ただし、業種を超えたオフィス手続きには「規範」がいくつかあります。
電話の手続き
すべてのオフィスは専門的かつ丁寧な電話マナーを必要とします。たとえ「私はまだあなたの要求に応えている」と言っても、電話にすみやかに答え、はっきりと丁寧に話し、電話に戻らずに発信者を数秒以上保留にしないでください。
外出中または利用できない従業員にメッセージを送信します。指定されている場合は、通話の目的と共に、発信者の名前、日付、時刻、および電話番号を明確に記録します。ボイスメールシステムが整ったら、発信者にボイスメールを残したいかどうかを尋ねてから、ボイスメールシステムに転送します。転送の前に発信者に通知せずに電話を転送するのは失礼です。
レコード管理
レコード管理の詳細は、オフィスによって大きく異なりますが、すべての業務の詳細は整然とした専門的な方法で維持する必要があります。領収書、請求書、明細書、作業指示書、提案書、見積もり、連絡文書、レポート、および会社が作成したその他のすべての文書のコピーを保管してください。
会社の仕様に基づいて、各ベンダー、顧客アカウント、販売、またはプロジェクトのファイルを作成します。すべてのフォルダに明確なラベルを付け、必要なときにすばやく取り出せるように、アクセスしやすい場所にファイルを保存します。これらは、業界を問わず、あらゆる事業を適切に管理するための要件です。
メール処理と配布
送受信メールの管理もオフィスによって異なりますが、すべてのメールを重要な連絡文書として扱い、迅速に処理してください。特に、クライアントと顧客との連絡文書はそれが重要です。
特定の会社の手順に応じて、適切な部署または従業員にメールを開いて転送します。 「個人用」と刻印されたメールを決して開かないでください。配達の前に受信メールを開封する場合は、住所または送信者情報が必要な場合に備えて、封筒を通信文書の後ろにクリップします。
必要に応じて送信メールを量り、適切な量の郵便料金を右上隅に貼り付けます。郵便物が郵便配達員によって拾われる場合は、それをピックアップのための適切な発信場所に置きます。それが地元の郵便局に連れて行かれるならば、容易な輸送のために箱にすべての手紙を置いてください。すべての荷物にしっかりとテープを貼って、正しく配達できるように明確にラベルを付けてください。
コンピュータと技術
コンピュータデータが適切に保護されていることを確認することは、そのような情報に大きく依存している今日のオフィスでは重要です。コンピュータファイルとハードウェアを保護するための基本的な安全手順を実践する。
文書やソフトウェアを保護するには、そのようなサービスを提供するインターネットサイト、または別のフラッシュドライブやZipディスクに、すべてのコンピュータファイルのバックアップを毎日作成してください。インターネットからファイルやソフトウェアをダウンロードするときは注意してください。コンピュータの電源を入れるたびにウイルス対策プログラムを実行し続け、新しい脅威が継続的に発生するためウイルスデータベースを最新の状態に保ちます。
強力で信頼性の高いサージプロテクタでハードウェアを保護します。だれも使用していない夜間にコンピュータの電源を切り、雷雨が激しいときは電子機器のプラグを抜きます。
