事務手続きを作成する方法

あなたとあなたの管理チームが特定の業務を標準化するのを手助けすることで、オフィス手順を開発することはあなたのオフィスまたはビジネスに利益をもたらします。オフィスの手続きは、サービスの卓越性を維持するのに役立ち、サービス品質を確保するために必要な情報を提供するガイドとして役立ちます。明確で正確な手順を作成することは、内容を計画し、手順を書き、マニュアルまたはガイドを作成し、そしてその手順に対して行われたすべての改訂を追跡するという単純な順序に従うことによって達成可能である。事務手続きは、特定の事務機能または事務局全体の管理のために書くことができます。

あなたが必要とするアイテム

テープレコーダー（オプション）
ノートブックとワープロ
カレンダーまたはスケジューラ

なぜあなたが手順を書いているのか、そして誰がその手順を使うのかを書き留めてください。手順または手順の一部がどのくらいの頻度で使用されるかを特定します。具体的であることはドキュメンテーションの努力に集中し、構造化するのを助けます。

実行されるタスクとそのタスクが実行される頻度に関する情報を収集するためのスケジュールを作成します。タスク実行エキスパートにインタビューし、タスク内の各アクティビティを完了するために実行されたステップを記録します。ステップを最初から作成する場合は、担当者が最初から最後まで従うステップの簡単なフローチャートを作成してタスクを完了します。

いつ文書を配信するのか、それが紙またはオンラインのどちらの形式であるかを決定します。実用的な目的のために、紙の上の手順は簡単な参照ガイドとして役立ち、そして手順トレーニングの間に役に立つので理想的です。ファイル構造と単純なファイル命名規則を持つことは、プロシージャを作成するときに便利です。

機能に応じて手順を分割してください。機能固有のタスクを作成すると、そのタスクを完了しなければならない担当者（部門）に役割と責任が割り当てられます。

各タスクを完了するために必要な手順の手順を書きます。ステップ2で書いたか記録したインタビューのメモを使用して、誰もがアクティビティとタスクを正常に完了できるように、順番にアクティビティを書きます。タスクを完全に文書化したら、スペルチェックを実行して内容全体を確認します。 1人または2人の専門家に文書ドラフトの正確さをチェックさせるのが理想的です。

必要な修正を加えて、2番目または最後のドラフトを作成します。文書の配達日を覚えておいて、文書の最終チェックを実行してから、印刷用またはオンライン参照用の最終文書を作成します。更新が行われたときに簡単にページを交換できるように、コピーを3リングバインダーに入れてください。