人々は忙しい生活を送っており、いつ彼らが何かをする必要がある時を覚えているとは限りません。締め切りについての通知書の送付は、単にプロの礼儀による場合もあれば、アカウントシステムの一部になる場合もあります。これらの手紙のトーンは、あなたがリマインダーを送っている理由によります。例えば、サマーキャンプにサインアップする期限について忙しい両親に思い出させるならば、あなたは支持トーンを使用するでしょう。請求書が支払われない場合の法的措置を脅かすビジネスレターには、別のアプローチが必要です。受取人に行動を起こさせる時間を与えるために、期限のかなり前に効果的な通知書が送られます。
手紙が友好的なリマインダーとして意図されているならば、会話トーンで手紙を書きなさい。友好的な手紙の場合は、最初の段落を使用して、春の終わりが近づいているかどうかを観察するなど、気軽に手紙を始めることができます。厳しいビジネスレターの場合は、なぜあなたが書いているのか、そしてなぜ受信者がそのレターに返答しなければならないのかを示すことによって、すぐに問題を解決することができます。
期限を明確に述べることによって第2段落を始めてください。 12月7日水曜日の午後5時になど、期限に関する明確で具体的な情報を提供します。 ET。時間はオプションですが、場合によっては便利です。
期限を守る方法について明確な指示を与えます。期限前または期限前に支払いが行われるように支払いを送信すること、または期限前に機能にオンラインでサインアップすることを含む可能性。支払金額、またはタスクを完了するために必要なその他の情報など、その他の関連情報をリストします。
期限を逃した場合の結果を受信者に伝えます。たとえば、締め切り後に登録する人はより高い料金を支払うことになるか、登録を遅らせる規定がないことを指摘します。
「あたたかいこと」や「あなたの心から」のような無料の終結で終わります。
