私たちはみんな混沌としたオフィスで働いていました - 紙と他の資料は積み重ねられ、スタッフはイライラして彼らの責任について自信がなく、そしてスタッフは何をしているのか満足していません。オフィスを円滑に運営するにはどうすればよいですか。スタッフが従うべき明確な手順を持つことは、他のすべてのものがうまくいくのに役立ちます - あなたは、よりきれいなオフィス、より幸せでより生産的なスタッフ、そしてすぐにより良いマネージャーを持つことができます。
あなたが必要とするアイテム
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コンピューター
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紙
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ノート
プロトコルを作成
アンケートを作成し、スタッフを調査することによって、組織の不明確な部分を調査します。不明な点、役割と責任、報告者、特定の手順を正しく実行する方法について、スタッフに尋ねます。
明確にする必要がある従業員に基づいて従業員ハンドブックを作成します。オフィス環境に関する情報など、会社の標準的なポリシーも含まれます。職員は、仕事を辞める前に机をまっすぐにし、きれいなワークスペースを作るために自分の役割を果たすために、書類をタイムリーに提出する必要があることを知っておく必要があります。
標準作業手順書またはSOPを作成します。 SOPは、すべてのタスクの誰、何、どこ、なぜ、そしてどのように定義するかを定義した指示書です。スタッフにフォローさせたいタスクごとにSOPを作成します。プロセスに関する要約段落、その実行方法についてのステップバイステップの説明、および詳細情報が必要な場合はリソースのリストを含めます。このSOPの見直しと更新が行われる6〜12ヶ月先の将来の日付を含めます。また、その手順を担当する組織内の人物の名前と連絡先の詳細も含めます。そうすることで、スタッフは詳細について問い合わせ先を知ることができます。ノートにすべてのSOPを配置し、これをすべてのスタッフが利用できるようにして、彼らが何かをチェックする必要がある場合には手順を調べるようにします。発生した新しい手順について新しいSOPを書き、それを本に追加します。
スタッフの訓練と整理
従業員ハンドブックは、終了したらすぐにすべての現在の従業員に渡し、新入社員は雇用されたときに渡します。従業員は、何が期待されているのかを知っていれば、オフィスの運営方法を改善できます。
該当するすべてのSOPについて従業員を訓練します。手順を担当するスタッフに、他のスタッフを1対1またはグループでトレーニングさせます。開発後のすべての手順についてスタッフにトレーニングを実施するので、その手順を実行するときにスタッフは彼らに何が期待されるのかを明確にしています。
オフィスを整理するために全スタッフ清掃日を開催します。これは頻繁に行う必要はありません。従業員ハンドブックを読み、新しいSOPについてトレーニングを受けた後、スタッフは何をすべきかについて明確な考えを持つべきです。
ヒント
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さらなるトレーニングのために、不在時の退却にスタッフを連れて行きます。
