ほとんどの組織では、特定の種類のレポートの書き方を知ることを従業員に要求しています。例えば、品質保証の専門家は品質報告書の書き方を知っておくべきです。品質レポートは、製品、サービス、およびプロセスの品質を保証するために設計された組織の現在の管理システムを評価するのに役立ちます。組織の品質レポートは、組織の製品やプロセスを改善するために他の専門家が使用することができます。
あなたのメモを使ってください。組織内の品質保証プロセスを見直している間、プロセスが何であるか、それらが従業員によってどのように実施されているか、そしてそれらがいかに効果的であるかについて詳細なメモを取るべきです。
品質レポートには簡単な言葉を使用してください。短い文章と簡単なフレーズは、あなたの意味を理解し、すべての専門家があなたのレポートの内容を容易に理解できるようにするための理想的な方法です。
品質レポートの要約を入力してください。要約は、報告書のすべてのセクションの要約です。各セクションを約2〜5文にまとめてください。目標は、レポート全体を読むことが自分の時間の価値があるかどうかを知るために要約を読む人のためのものです。
背景情報のセクションを追加してください。これには、分析されていた部署またはプロセス、分析を支援した人々、および品質報告書の目的が含まれます。
調査結果のセクションを含めてください。部署やプロセスを分析するときは、プロセスがどのように完了しているか、関与している従業員、およびそのプロセスが組織にとってどれほど効果的であると思われるかに注意を払う必要があります。これらの詳細はすべてこのセクションに含める必要があります。データまたは計算は別々にリストしてレポートに添付することができます。
あなたの品質レポートを推論セクションで締めます。このセクションでは、観察したプロセスを改善するための結論と推奨事項を示します。提案を提供するときに十分な詳細を与えます。チャートやグラフなど、必要に応じて視覚的な詳細を使用します。あなたがこのセクションであなたが与えることができるより多くの詳細と例、あなたの品質報告書はより有用です。
