正式な書簡は、どんな分野であっても、ほとんどすべての職業の一部です。通知、照会、および招待状：それらはすべての形状とサイズで提供されますが、ほとんどすべて同じ形式に従います。プロの手紙の始まりは重要です。なぜなら、それらは読者にとってトーンを決定するからです。あなたの手紙が非個人的または非専門的に聞こえる場合、読者はあなたのビジネスの正当性または手紙内の仕事関連の情報を扱うあなたの能力に疑問を呈するかもしれません。読者のために、プロの手紙は丁寧で簡潔で有益なものであるべきです。
あなたの住所を手紙の一番上に書いてください。商店街の住所、都市、郵便番号を使用します。アドレスはあなたの読者に手紙がどこから来ているのか、そして彼らが彼ら自身の通信を送ることができるところに伝えます。
あなたの住所の1行下に手紙が書かれた日付を書きなさい。月、日、年を記入してください（1997年12月24日）。日付は、手紙がいつ書かれたかを読者に知らせます。
読者の住所を日付の下に1行書いてください。名前から始めて（通常はDr.またはMrs.のような個人的なタイトルを追加するのが適切です）、下の行に住所、都市、郵便番号を追加します。あなたが窓の封筒で手紙を送るならば、このセクションは手紙がどこに送られるべきであるかを郵便局に知らせます。
読者の住所の数行下に挨拶文を書き始めます。 "親愛なる…"から始めて、彼らのフルネームを追加してください。手紙の受取人に対する敬意を示すために個人的な称号を使う。名前の後にコロンを追加してください（親愛なるジョン・スミス氏：）
ヒント
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ArialやTimes New Romanなど、プロ品質のフォントを使用してください。ダブルスペースと12ポイントサイズのフォントを使用してください。
あなたの名前と住所を含むすべての通信にはレターヘッドを使用してください。
