従業員オリエンテーションマニュアルの書き方

仕事の最初の日に新しいオフィスに入って、何をするべきか見当もつかないのに、トイレを見つける場所がはるかに少ないということ以外に、当惑するほどのことはありませんか。ちょっとした計画（そしてそれが自分自身が初心者になるのが好きだったことの長い記憶）で、あなたは初めての人が自宅にいるように感じさせる従業員オリエンテーションマニュアルを設計することができます。

マニュアルの目的と範囲を明確にします。特定のタスクを実行するためのステップバイステップのプロセスを介して新人を歩むことですか？それは彼女を会社の歴史や方針、適切な行動の規則、そして出席、休暇および病欠に従った標準的な形式や手続きに紹介するためのものですか？それとも両方の組み合わせですか？

マニュアルで扱われるトピックのリストを概説し、マニュアル全体を自分で書くのか、それともそのセクションを知識のある人に委任するのかを決めます。この決定は、仕事の複雑さと、会社の成長や新技術の導入に合わせてマニュアルを更新する必要がある頻度に基づいて行われます。

マニュアルに含めるために既存の文書を収集してコピーする。これには、新入社員の職務のスペック、標準化されたフォーム、会社のミッションステートメントおよび/または最新の年次報告書、組織図、オフィスフロアプラン、役職とその職場の電話番号などの項目が含まれます。数、セクシャルハラスメントの方針、そしておそらく最新の会社のニュースレターのコピー。

どのトピックを最初から作成する必要があるかを判断します。たとえば、会社の初心者だけでなく街の新入社員でも、近くのレストラン、ショップ、郵便局のリストを鑑賞することができます。新参者が知っておくとおもしろいことになるような書き言葉のない伝統があれば、これはそれらを言及するのに良い場所でしょう。たとえば、誕生日を祝うために月に一度開催されるディビジョンポットラックがあるかもしれません。あるいは、毎週金曜日の昼休みに開催される敷地内のヨガクラスがあるかもしれません。

最近雇われた従業員の何人かからアドバイスを求めてください。どのような種類の資料が初日に役立つと思われたか、また必要な情報を見つける方法について尋ねた。

従業員の上司または社長からのウェルカムレターを含めます。この手紙は、内容を改善および/または拡張することができる方法を見た場合に、受取人がマニュアルのアイデアを提供することを奨励するべきです。

適切なオフィスの行動を構成するものの規則を綴ります。たとえば、オフィスの電話を個人的な通話に使用したり、インターネットを閲覧したり、外部の電子メールを送信したり、会社の車を運転して用事を実行したりすることを禁止することができます。従業員の机やオフィスが会社の顧客や訪問者の目の前にある場合は、アートワーク、植物、デスクアイテム、写真、ラジオなどに関する規則を設定する必要もあります。

会社のドレスコードを定義します。

仕事の初日に従業員に渡すことができる3リングバインダーですべての材料を整理してください。

内容を徹底的に校正するために目の余分なペアを募集します。

従業員がオリエンテーションマニュアルを受け取ったこと、およびその中のすべての資料を確認する責任があることを確認するために、従業員のサインオフシートを含めます。

ヒント

従業員向けのオリエンテーションマニュアルは進行中の作業と見なすことができるので、すべての従業員がアクセスできるオンライン版の作成を検討し、必要に応じて会社の方針に関する記憶を更新することを検討します。実用的であるならば、あなたの組織のすべての従業員に彼らのすべての責任に取り組む個々の机のマニュアルを用意させてください。これは、通知がある場合には、時間を節約するためのトレーニングツールとして手に入れることをお勧めするだけでなく、従業員が長期休暇に入る場合や病気休暇中の場合に臨時職員が簡単に記入できるようにします。