会計情報システムは、組織の財務記録からすべてのデータと数値を取り出し、それらを整然とした構造に整理します。会計情報システムは、データの収集と処理、組織内の意思決定者への情報提供、および会計担当者が正確に情報を記録してデータを保護することを確認するという3つの基本機能を果たします。
収集と処理
会計情報システムの収集段階では、会計士または簿記係は、他の取引の中でもとりわけ、現金の売上げ、売掛金、現金の購入、買掛金および給与からデータを収集して記録します。コンピュータシステムでは、ソフトウェアプログラムがすべての借方と貸方を完全な情報管理データベースに処理します。
管理レポート
経理担当者は、営業部長、マーケティング部長、生産部長、財務部長、すべての部門長など、組織内の意思決定者にレポートを配布します。経営陣は、会計情報システムから生成された情報を使用して、組織の現在の業務および財務状況を分析し、計画を立て、将来の目標を設定します。たとえば、システムから作成された貸借対照表に、経営陣、所有者、債権者、および投資家に、組織が特定の時点で財政的に有効である場所を示すことができます。
精度とセキュリティ
システムへのアクセス権を持つ人の数を制限することは、会計情報システムの3番目の機能 - ビジネスが安全に正しいデータを確実に維持することを保証するために - を最もよく達成します。組織のリーダーは誰になるかを決めなければなりません。たとえば、訓練を受けた店員、簿記係、または会計士は、データを検証してシステムに入力し、レポートを生成するためにアクセスする必要があります。組織の他の関係者、内部と外部の両方は、一般にデータを操作する必要はありません。
システムの種類と含まれるもの
企業は通常、最も小規模な組織を除くすべての組織の会計情報システムをコンピュータ化します。コンピュータユーザーは、計算を完了し、エントリを適切なカテゴリに分類してファイル化するソフトウェアプログラムにデータを入力します。システムは、ユーザーの要求に応じて、さまざまな種類のレポートを生成できます。情報システムには会計サイクルのすべてのステップが含まれており、作業指示書、請求書、財務諸表など、取引を証明するハードコピーの事務処理がシステムの一部になります。取引がほとんど行われないママアンドポップオペレーションのような中小企業では、企業は会計情報システムを手動で維持することができる。繰り返しますが、簿記係は会計サイクル全体を使用して、結果から手動のレポートを作成します。
