文書管理手順は複雑である必要はない。実際、複雑さが増すと、文書が適切に参照されない可能性が高まります。そうは言っても、情報の管理はあらゆる組織で最も重要なプロセスの1つです。電子データ対応への依存は、データ制御および記憶手順を継続的に更新する必要性を増大させる。適切な文書管理手順を守らないと、大きな財務上のリスクが生じる可能性があります。ありがたいことに、文書管理技術とソフトウェアアプリケーションの改良は、ベストプラクティスの新しい世界を生み出しました。
重要なプロセスを特定する
部門横断的な管理者のチームを配置して、データと情報の流れに関連する最も重要なプロセスを特定します。顧客からデータベースファイルへのデータ（電子メール、顧客調査、IRSフォームなど）の流れを追跡します。各データフロープロセスを比較して、共通または冗長なタスクを特定します。基本的なフローチャートを使用して、電子メールから企業コンプライアンスまでのすべての情報プロセスを計画します。
手順書の作成
手順は、ソフトウェアと紙の両方で、更新前後の文書の承認方法を定義する必要があります。また、文書の更新方法と再承認方法についても詳しく説明してください。システムが変更を識別する方法、つまり発行日やフォントの変更によって対処します。文書の陳腐化を判断するためのプロセスの概要を必ず説明してください。 「時代遅れの」文書が使用されないようにする方法を理解する。
機能性を確保する
必要なときにドキュメントが適切な人に利用可能であることを確認します。仮想システムに変換する場合は、元の文書がどのように格納されるのかを慎重に文書化してください。最後に、バックアップソリューションを用意してください。自動化システムに変更する場合は、パイロット展開戦略を使用してください。完全に変換された後、紙の文書を破棄または提出する前に3か月待ってください。
