会社の方針と手順は、従業員と経営陣にガイドラインを提示します。行動や操作に関して疑問が生じるときはいつでも、行動を指示し、倫理的な問題を解決するための方針が整っています。よく書かれた会社の手順は、その日常業務において人事部を助けます。ポリシーを理解し、どこに助けを求めればよいのか、または追加情報を知ることが、従業員のコンプライアンスの鍵です。
基本
会社の方針では許容できる行動と従業員の期待を概説し、手順ではプロセスの流れと会社の目的を説明し定義します。ただし、方針と手順はどちらも組織の目標の範囲内で作成する必要があります。そのため、従業員が会社の全体的な使命を支援できるようにするという最終目標を掲げて、方針および手順のマニュアルが書かれています。人事担当役員は他の部門の管理者と協力して、最終的に会社を強化する方針や手順を作成することができます。
意義
従業員に何が期待されているのかを詳述することにより、会社の方針は、従業員が勝てる枠組みを提供します。これとは対照的に、ポリシーハンドブックでは、従業員が会社の規則に違反した場合に実行される手順についても概説しています。これにより、会社は法的保護を受けることができます。従業員が会社の方針マニュアルにサインオフするとき、彼らは認められた行動基準を認めており、彼らの継続的な雇用は行動規範に従うことを条件としています。
同様に、会社の手続きには、職務内容説明書に加えて従業員の活動や目標も含まれます。手順書を作成している場合は、会社が従業員に何を求めているのか、またいつどのようにしてそれを行うのかについて考えることが役立ちます。
関数
会社の方針や手続きは、ほこりっぽい棚に保管するものではありません。実際、ポリシーと手順のハンドブックは、アクティブで定期的に更新されるときに最も効果的に機能します。結局のところ、企業は変化するビジネスニーズを満たすために絶えず進化しています。したがって、人事管理者は、チームの努力として、また定期的に、おそらく毎月、ポリシーと手順を見直す必要があります。承認された手続き上の変更は、それぞれの部署で確認するためにマネージャに配布されます。さらに、年1回、署名された従業員によるレビューのコピーと会社の方針の受け入れを維持することをお勧めします。
タイプ
会社の手順では、職務内容、部門の責任、組織の報告構造など、従業員がどのようにタスクを遂行するかを概説しています。手順には、従業員と部門の実績に関する年次基準を設定し、予想される結果と個々の目標を含めることもできます。例としては、1人当たりの販売目標やコールセンターチームの顧客サービスの評価などがあります。同様に、一般的な方針には、服装規定、出席期待、休暇および休日手当、セクシャルハラスメント方針など、従業員の行動の基準が含まれる場合があります。
戦略
会社の一般的な方針と手順は、明確で簡潔にすることと、部門別の情報を横断的に取り入れることの2つの目標を念頭に置いて書かれるべきです。操作マニュアルや従業員ハンドブックを混乱させることから利益を得る人は誰もいません。したがって、会社の方針や手順を書いているのであれば、簡潔で正確な文の構造とイラストを使用することをお勧めします。一例として、「6月、7月、8月の各月の金曜日はカジュアルドレスの日になるでしょう」と書いた後に、許容される服装のリストを明確にし、従業員と管理職の両方に許可されるものを明確にします。 「夏の間」と書いたり、許容できる服装のリストを含めなかったりすると、9月上旬にカットオフやTシャツを着た従業員が仕事に就いた場合に問題が生じる可能性があります。
同様に、さまざまな部門の代表者を巻き込むことによってのみ、どのような方針や手順の概要を説明する必要があるのかを正確に把握することができます。マニュアルは、影響を受けるすべての部署からの情報を入力した後にのみ作成する必要があります。これにより、組織のガイドラインに対する包括的なアプローチが可能になります。この包括的な措置により、より多くのバイインまたは部門管理者による受け入れが可能になり、全社的なコミュニケーションと事業計画の実行が改善されます。
