ビジネスプロセスマッピングは、ビジネスリーダーに、プロセスが実際にどのように実行されているのかを明確にする機会を提供します。ボトルネックや、さまざまなグループや個人によるプロセスの実行方法の違いなどの問題が明らかになります。リーダーはまた、プロセスが実際に行われる方法がそれが行われるべきである方法と異なるかどうかを調べることができます。フローチャートとも呼ばれるプロセスマップの作成は、シックスシグマのプロセス管理と改善の主要な要素ですが、シックスシグマの完全なフレームワークがなくても有益な場合があります。
それがどのように行われているかについて実際にプロセスを実行する個人から情報を集めなさい。手順が状況や人によって異なるかどうかを必ず確認してください。プロセスがどのように行われることになっているかではなく、現在行われているプロセスに焦点を当てます。
作成するプロセスマップの種類を決定します。基本的なアクティビティのフローチャートは、決定ポイントを含むプロセスのステップの流れを示していますが、展開のフローチャートは、さまざまなグループや人々の関与を明確に示しています。後者の場合は、個人またはグループごとに列を作成し、適切な列に各ステップを描画して、誰がそのステップを実行しているかを示します。
開始点の標準シンボルである楕円形または角丸四角形を描画して、ビジネスプロセスマップを開始します。アクティビティフローチャートの場合は、論文またはソフトウェアページのページの左上に開始点を描きます。配置図の場合は、適切な列の上部に描画します。
開始点を開始点であることを示すフレーズで開始点にラベルを付けます。各ステップにはこのようにラベルが付けられており、実行されたアクションを表す動詞を含める必要があります。
長方形を描画してラベルを付けて、各プロセスステップを作成します。各ステップには独自の表現が必要です。 「and」という単語を使用して複数の動詞またはアクションを接続することで、ステップを1つの形に組み合わせないでください。
プロセスフローの方向を示す矢印でステップを接続します。マップがページに収まるように数行にまたがって折り返されていれば問題ありません。矢印は、ステップの物理的な配置に関係なく、流れを明確にします。
次のステップが特定の状況に依存するときはいつでも、決定点を表すために菱形を使用してください。たとえば、オンラインショッピングカートのプロセスマップには、クレジットカードまたはPayPalを使用して支払うという顧客の選択を表す決定ポイントがあります。
長方形の記号を作成してラベルを付け、矢印を追加してプロセスフローを示すことによって、決定点に続くステップを示します。決定点から始まる各矢印にラベルを付けて、そのパスをたどることにつながる条件を明確にします。現在の例では、一方の矢印に "PayPal"、もう一方の矢印に "credit card"というラベルを使用します。
最後の楕円形または角の丸い四角形を最後のステップとして追加して、プロセスの終了を示します。
プロセスマップを見直して、正しく読み込まれるようにします。また、プロセスを実行する数人の個人がそれを精査して、自分のしていることを正確に表していることを確認します。
ヒント
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Microsoft Visioなどのプログラムには、プロセスマップを作成するための特別な機能がありますが、他のグラフィックプログラムやPowerPointを使用することもできます。最初にプロセスに関する情報を収集するときは、小さな付箋に各ステップを書いてから、プロセスフローを示すようにそれらを調整します。この方法は、最初からプロセスマップを一度に作成しようとするよりも簡単です。プロセスにグループ間または個人間のやり取りがたくさんある場合は、展開フローチャートを使用してさまざまな関係者の関与を明示的に説明することをお勧めします。
