エグゼクティブサマリーにはあらゆる種類のレポートを含めることができます。オーディエンスがレポート全体を読みたくない場合は、重要な詳細情報をまとめたものです。違いは細かいところにあります。トピックと視聴者に合わせて標準フォーマットを微調整する必要があります。あなたの聴衆が軍人であるならば、Strategic Marketing Groupは海軍だけで1年に5億ページ以上の文書を作成すると警告します。人員があなたのページに費やす時間があまりないかもしれないので、これを覚えておくことはあなたの一番の関心事であるべきです。
あなたの情報を整理する
あなたの最初の課題はあなたのレポートの情報を整理することです。そうすればあなたはもっと重要な部分をもっと短い文書にまとめることができます - あなたの要約。レポート全体を見て、概要に含めたい情報を選びます。表示の順序は、情報がレポート自体に表示される方法と似ている必要があります。サマリーに、レポートのセクションと一致する、または簡単に関連付けることができる見出しを含めます。あなたの報告が見出しに向いていない場合、あなたがそれを書くときにあなたはあなたの要約の中で表記をすることができ、より長い報告の中で彼がより詳細な情報を見つけることができるところに読者を導くことができる。あなたはあなたの要約に特定のデータを含めたくありませんが、彼がもっと知りたいのであればあなたの読者はそれを見つけることができるはずです。
要約を書く
要約の目的は、読者が対処している問題に関して決定を下すために読者が必要とするすべての基本情報をできるだけ迅速に説明することです。最も重要な情報が最初に表示されるように要約を構成してください。これにはあなたの報告の目的と範囲、そしておそらくあなたの結論についても言及することが含まれます。要約の最後の段落まで、軍の聴衆に推測させたくない場合があります。レポートの内容に応じて、実装手順、実行した調査、分析、オプション、および最終的な決定事項に従うことができます。段落は短くして、文章の長さは7〜8文以内にし、それぞれをレポートのセクションに当ててください。テクニカルレポートを要約しない限り、3ページ以内に留まる。この場合、サマリーはレポートのページの最大10パーセントになる可能性がありますが、それでもこの長さであれば、2つの別々のサマリーを書くことが許容されます。長いものは技術的な問題に対処でき、短い3ページの要約はレポート全体の概要を示すことができます。過去、現在、未来の間で前後にジャンプしないでください - 読みやすさが遅くなります。
軍の聴衆への対処
Strategic Marketing Groupは、陸軍の標準的な書き方では素早い読書を促す明確なメッセージが必要であるとアドバイスしています。あなたの報告が軍隊のどの部門の誰かに意見を述べることを含んでいるならば、あなたの要約の文章を簡潔にそして要点にしておいてください。 「XはZに等しいのでこれでうまくいくと思います」などの意見を述べるのは避けてください。「XはZに等しい」と単純に述べることで6つの単語を落とすことができます。
予防策をとる
あなたが軍事問題について話し合っているなら、あなたの読者を考えてください。あなたが軍隊の一員であり、あなたが民間団体に手紙を書いているのであれば、機密であることや安全を侵害するような情報を含めないでください。レポートや概要を上司に書いている場合は、両方が彼の机に着く前に他の手を通過する可能性があるので、関係者全員があなたが書いたものを読むことを許可されていることを確認してください。
