買掛金記録は個人または企業にとって重要な文書です。理想的には、あなたのビジネスは所有者や他の人員が必要に応じて資産や口座の領収書や記録を検索することを可能にする保管またはファイリングシステムを実装するべきです。あなたのビジネスはその買掛金記録を永久に保存する必要はありませんが、少なくとも10年間はそれらを保存するべきです。
10年の記録
内国歳入庁によると、ビジネス記録をファイルに保存する期間は、文書レコードのアクション、費用、またはイベントによって異なります。 Financial Webによると、取引と支払いに関する文書は少なくとも10年間保管する必要があります。そのような文書には、銀行取引明細書、契約書、買掛金および売掛金の記録、ならびにキャンセルされた小切手が含まれます。
効果的な記録保持ロック
買掛金記録を残す主な理由は、誰かが売却や古い契約について質問がある場合です。そのような場合、あなたは販売または契約に関係するアイテムをタイムリーに見つけることができる必要があります。買掛金記録にアクセスできることは、顧客または従業員があなたの事業を訴える場合にも重要です。
IRSを幸せに保つ
IRSは、その申告の制限期間が終了するまで、所得の項目または納税申告の控除を裏付ける記録を保持することを提案します。これは、納税申告を修正してクレジットまたは払い戻しを請求できる期間です。つまり、買掛金レコードを入手できるようにしておく必要があります。そうすれば、資産が使用されている期間の間、資産の売却または処分による損益を記録することができます。その後、QBalance.comによれば、資産に関するすべての記録と領収書をさらに3年間保存する必要があります。
レコードキーピング以上のもの
スペースを最大限に活用し、火災、盗難、または破壊による記録の損失を最小限に抑えるために、ビジネスではペーパーレスにすることをお勧めします。買掛金記録を電子ファイリングシステムに転送することで、あなたのビジネスは管理コストと人件費を削減することができます。プログラムは、事務用品店でオンラインまたはローカルで入手できます。料金が適用され、プログラムによって大きく異なります。自動化された買掛金システムは、電子請求書発行、支払いサービスおよびオンライン追跡／報告をしばしば提供する。
