プロジェクトレポートは、非営利団体で進行中のプロジェクトのステータスを伝えます。通常、レポートには、予算、達成されたマイルストーン、およびプロジェクトの開始以降に発生した問題に関する具体的な情報が含まれます。プロジェクトレポートを作成するときは、基本フォーマットに従いますが、特定の組織や目標に合わせて自由にセクションを追加または削除してください。
レポートの前部案件を作成します。プロジェクト名、レポートの日付、およびプロジェクトマネージャとチームメンバーの名前が記載されたきちんとしたカバーページを作成します。レポートの長さが5ページを超える場合は、情報を見つけやすくするために目次を追加することを検討してください。
プロジェクトレポートを開始するには、読者にプロジェクトの基本的なステータスと、それがあなたの非営利団体に与える影響を説明する概要セクションを書きます。このセクションを1ページ以下にして、チームがプロジェクトに対して行った進捗状況の大規模な説明を提供することを目的として作成してください。概要を読んだ後、レビュー担当者はプロジェクトの範囲、現在の状況、残されていること、および発生する可能性がある問題についての基本的な知識を持っている必要があります。
これまでに達成したマイルストーンについての最新情報を書いてください。このセクションでは、完成した各プロジェクトの目標を説明し、それが予定どおりだったかどうかを読者に伝えます。マイルストーンのプラスの影響または予期しない利点を含めます。たとえば、1週間前倒しで目標を達成した場合は、これが最終製品のスピードを上げる方法を説明したり、非営利団体のためにお金を節約する方法を説明します。
プロジェクト予算の状況について読者に知らせます。非営利団体にとって、予算はしばしば最大の関心事です。予算セクションで、自分が費やしたことと、費やすことができることを説明する、行ごとの予算分析を作成します。不一致がある場合は、説明と、違いを補うために実行する手順を説明してください。
遅れや問題について説明を加えてください。プロジェクトの過程であなたの非営利団体が予期せぬ問題に遭遇した場合は、必ずその問題を詳述するセクションを含めてください。理事会メンバーとクライアントを安心させるには、問題を修正または防止するための具体的な手順を含めます。
次のステップを説明しなさい。簡単な概要として、プロジェクトで次に何が起こるかを読者に知らせます。追加の人員や情報が必要な場合は、各項目をリストしてください。この情報は、限られたリソースを持つ非営利団体にとって非常に重要です。可能であれば、プロジェクトが予定通りに予算内で完了するという確信を表明して、前向きな意見を締めてください。
