プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの活動、期限、およびリソースを追跡するための一般的なデバイスです。通常、ガントチャートなどのプロジェクトの目標や活動、あるいは水泳車線図などのプロジェクトのさまざまな段階で作業する人々の責任を表すように設計されたビジュアルツールです。
Pro：組織
プロジェクト管理ツールを使用すると、プロジェクトの開始から組織を整理できます。すべての活動とその期間、リソース、説明責任者を特定することで、次に何をするのか、誰が担当しているのか不思議に思う必要はありません。詳細は書き留められ、完了時にマークされるため、詳細を追跡するのは簡単です。プロジェクトの過程で、より良い組織化は時間とストレスを節約し、土壇場でのスクランブルを避けます。
Pro：簡単に共有
プロジェクト管理ツールは通常、「一目でわかるプロジェクト」として機能する1つのドキュメントを作成します。このプロジェクトは、さまざまなコンポーネントを扱うすべての人と簡単に共有できます。誰もが自分の仕事に影響を与える可能性のある活動の状況を知っています。特定のソフトウェアではオープンアクセス編集が可能なので、誰でもプロジェクトのステータスの詳細をすべて見ることができます。
短所：時間の投資
プロジェクトに最適な初期プロジェクト管理ツールの学習と作成には、かなりの時間が費やされる可能性があります。特定のツールは習得が非常に簡単ですが、その他のツールは詳細で技術的なものです。プロジェクトの全員がツールの解釈方法を学ぶ必要があります。誰かがツールを作成する方法を学ぶために責任を負う必要があります。時々、専門ソフトウェアを学ぶことは文書それ自身を作成するのと同じくらい時間がかかることがあります。
Con：アップキープ
プロジェクト管理ツールは、定期的に更新されている場合にのみ役立ちます。初期計画は価値がありますが、実際には、プロジェクトは計画どおりに進むことはありません。新しいタスクや遅延などの変更が発生した場合は、それに応じてドキュメントを更新する必要があります。誰かがこの通常の作業に責任を負わなければなりません。
