通常、ビジネス上の対応は簡潔でよく整理されており、作家の考えは1ページに収まるように簡潔に表現されています。ただし、伝える必要があるメッセージに2ページが必要な場合があります。ビジネスレターの2ページ目を正しくフォーマットすることで、読者があなたの最後の考えを見落とすことがなくなります。
2ページ目のヘッダーの書式設定
あなたが選ぶ2ページ目のヘッダフォーマットはあなた次第ですが、それは常に少なくとも手紙が書かれている人のフルネームを含むべきです。 2ページ目のヘッダーには、ページ番号とレターの日付を含めることもできます。
ビジネスレターの2ページ目に1行を使用することを好む作家もいます。これは水平フォーマットとして知られています。たとえば、左端の余白に宛て先の名前を入力し、ページ番号を中央揃えにし、右余白に正当化される日付を入力します。このフォーマットを使用すると、3つの列を作成しているように見えます。
2番目のページをフォーマットするもう1つの方法は、ブロックフォーマットを使用することです。つまり、1行の余白の下の一番上の行に宛先の名前を入力し、次の行にページ番号を、3行目に日付を入力します。例えば：
デイビージョーンズ氏
2ページ
2018年10月1日
右揃えの余白を使用する代わりに、単にページの中央を越えてほぼ右余白までタブオーバーします。読者が2番目のページを見るとき、彼らが最初に見るのは彼らの名前、ページ番号と日付です。このようにして、1ページ目と2ページ目を綴じることを選択した場合、2ページ目の見出しは綴じられた領域で覆われません。
見出しを設定したら、ビジネスレターの残りの部分を含める前に、3行の空白行を残す必要があります。 2ページ目を正当化するのに十分なテキストを用意してください。追加の行が1〜2行しかない場合は、1ページに収まるように文字を切り取ってください。また、手紙の2ページ目を文の途中で始めないようにしてください。可能であれば、2ページ目から新しい段落を始めて、手紙の流れを良くします。
2ページ目の余白の作成
あなたが2ページのビジネスレターを持っているならば、あなたは2ページを一緒にステープルすることを望むかもしれません。ただし、2ページの封筒に収まるように2ページを折るだけで構いません。あなたがページをステープルすると、読者は明らかに最初のページのコンテンツよりあなたのメッセージにもっとあることを知っています。ただし、ステープルを使用しないことを選択した場合は、2ページ目が1ページ目と同じくらい重要であることを読者が理解できるように、必ず2ページ目の上端から書式設定を始めてください。ページ上部から1インチの余白が慣例です。それで、2ページ目の見出しを始めます。
受取人の情報を正しく入手する
ビジネスレターの2ページ目には受取人の名前が含まれているため、レターの1ページ目に受取人の名前を正しく入力し、その後に正しいタイトルと郵送先住所を入力することが重要です。あなたのビジネスレターの最初のページで、受取人の情報は日付とあなたの返信先に続きます。
宛先の情報のつづりがわからない場合は、会社のWebサイトを確認するか、会社の秘書または受付に電話してください。自分自身を当惑させたり、誤った情報や古い情報を使用して受取人を不快にさせる危険を冒さないでください。
