Microsoftは、Outlook予定表を「電子メール、連絡先、およびその他の機能と完全に統合された予定表およびスケジュールの構成要素」として、ユーザーが予定やイベントの作成、会議の整理、グループスケジュールの表示などを行うことができると説明しています。 Outlookには、メモ記録機能、日記、Webブラウジング機能もあり、第三者が会社や個々のカレンダーを遠隔地から管理することを可能にします。 Outlookは個人のPDAまたはスマートフォンと設定して同期して、外出先での機能とカレンダー管理を行うことができます。
パーソナルコンピュータ、PDA、またはスマートフォンデバイスを使用してOutlookを開きます。 Outlookが開き、メールボックス、電子メールアプリケーションが表示されます。画面の左側にあるカレンダーアプリケーションにアクセスするためのカレンダータブを見つけます。
カレンダータブをクリックして個人用カレンダーアプリケーションを起動します。カレンダーには、現在の曜日またはその週の概要が表示されることが多く、以前のすべてのエントリまたは会社内の個人または複数の個人の予定が一覧表示されます。
画面上部にあるホームボタンを見つけて、ドロップダウンメニューから新しい項目を選択します。タイプに関係なくイベントは新しい項目であり、新しい各イベントは別々に入力する必要があります。
イベントが終日発生する場合は、終日イベントタブを選択します。ほとんどのイベントには開始時間と終了時間があります。新しいイベントポップアップウィンドウが作成されます。
件名フィールドにイベントの件名を入力します。件名は、イベントが作成された後にカレンダーのサマリービューに表示されるものです。イベントの場所も提供する必要があります。
カレンダーの他の閲覧者にイベントのステータスを示すには、オプションアイコンをクリックします。ステータスインジケータは色分けされており、不在ステータス、ビジー、空き、またはステータスが暫定的です。
プルダウンメニューからイベントの開始時間と終了時間を選択します。イベントが複数日続く場合は、開始時刻と終了時刻でそれを指定すると、カレンダーのDay / Week / Monthサマリービューにイベントが複数日にわたって表示されます。
保存ボタンをクリックして、追加したイベントを保存し、ブラウザウィンドウを閉じます。イベントはカレンダーのDay / Week / Monthサマリビューに表示されます。予定表がパブリックフォルダにある場合は、予定が追加されるとすぐに他の人も予定を表示できます。
各イベントについて上記の手順を繰り返します。関連のないイベントは、個別にカレンダーに追加する必要があります。 Day / Week / Monthカレンダービューから日付をダブルクリックすると、アドオンイベントポップアップウィンドウへのショートカットが表示されます。
