ファイリングは私たちの誰もがやりたくないそれらのすべての重要な仕事の一つです。新しいファイリングシステムを設定するときは、使いやすいように作成する必要があります。アルファベットでシステムを設定したり、数字でシステムを設定したりする人もいます。他の人はそれをカテゴリ別に設定してからアルファベット順に設定します。あなたに合ったものを選んでください。
あなたが必要とするアイテム
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ファイリングキャビネット
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タブ付きマニラファイル
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タブ付き段ボールの仕切り
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細かい点マーカー
家賃や住宅ローンなどのカテゴリを整理します。あなたの建物、公益事業と供給のためにファイルを取っておきます。あなたの書類のすべてを見てください。各主題にカテゴリを付けます。あなたのカテゴリをIRSのカテゴリと一致させるようにしてください、それはそれが年の終わりにそれをより簡単にします。
各カテゴリの仕切りを作ります。それがどんなカテゴリーであるかをディバイダーに書いてください。それらを脇に置きます。
あなたが請求書を支払うとき、あなたがあなたがそれを支払った日付をあなたが保持する請求書または領収書の一部に書いてください。小切手を使用している場合は、小切手番号と領収書に支払った金額を記入します。電子的に支払う場合は、確認番号と支払金額を記入してください。請求書でなくても、作業した日のすべての書類の日付を記入します。その他の事務処理の例としては、銀行の照合、注文の請求書、顧客に送付される請求書などがあります。次に、各領収書または書類を簿記システムに文書化します。 QuickbooksとMicrosoft Moneyには、中小企業の簿記のための優れたプログラムがあります。
手順1でリストしたカテゴリの各部分ごとにマニラフォルダを設定します。たとえば、カテゴリはユーティリティ、フォルダはABC Electric、CITY上下水道、INTインターネット接続などです。ビジネスにベンダーがある場合は、各ベンダーに個別のファイルを設定してください。顧客ごとにファイルを設定します。各カテゴリを調べて、個々のフォルダをすべて設定します。
従業員ごとにファイルを設定します。ほとんどの中小企業には、従業員を処理して記録を残すための人事部門がないため、少なくとも単純なファイルを残す必要があります。彼らの給料を記録してください。修了したトレーニングを文書化します。必要に応じてライセンスのコピーを保管してください。また、あなたが彼らとあなたとの間で抱えたかもしれないどんな論争も文書化したくなるでしょう。論争がどのようなものだったのか、そしてその結果は何かを書き留めてください。
あなたがあなたのビジネスのために何かを買うときあなたの領収書のために別のファイルを保管してください。まず元帳にそれらを記録します。次にそれらをファイルに入れます。月に一度、領収書ファイルを調べて、正しいファイルとカテゴリに入れます。あなたは月の領収書を一緒にステープルで留めてそれらに月を書くことができます。たとえあなたがクレジットカードを使っていても、あなたがIRSによって監査されることになっていたならば、これは追加のドキュメンテーションです。
カテゴリー区切り文字をアルファベット順に並べてファイリングキャビネットに入れます。そのカテゴリ内の各フォルダをアルファベット順に並べます。仕切りの後ろに置きます。各カテゴリを調べて、それらを提出してください。
ヒント
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あなたがそれをあなたが使いやすいようにするためにあなたはどんなファイリングシステムをカスタマイズすることができます。あなたが情報を素早く見つけることができる限り、それは良いファイリングシステムです。
