ビジネスではしばしば、重要な会社のコミュニケを人々のグループに送り、会社の方針や手順の変更や改訂を知らせる必要があります。それらの人々が正式なグループに属している場合、彼らに手紙を送るための多くの選択肢があります。
手紙でグループを演説する
グループが正式に編成され、その名前で認識されている場合は、グループの正式な指定名を使用してください。例えば、そのグループがアメリカ革命の娘であるならば、「アメリカ革命の親愛なる娘」を使ってグループに手紙を送ることは完全に正しいです。これは手紙の中の情報を認める最も正式な方法です。しかし、文字自体がグループ全体と共有されるのではなく、その役員と管理者と共有されることは疑わしいです。
「親愛なる」という指定を忘れて、集団の称号でグループを演説することも許されます。あなたは「すべてのアカウントマネージャへ」または「夜勤の監督者へ」で手紙を始めることができます。
そのグループが、役職や名前が不明な個人に対処したいグループである場合は、「誰に関心があるのか」というあいさつ文を使用するのが適切です。グループをアドレス指定するときに使用するのが適切です。この挨拶文は、正確で適切ではありますが、正しい連絡担当者の名前と役職を持つ重要な手紙を扱うことに由来する権限を欠いています。
特にその手紙が社内のものである場合は、ビジネスメモの「To」フィールドに「Distribution」や「See Distribution」などの単純な指定を使用します。配布リストに記載されているすべての個人の名前は、通常フッターセクションの一部として、文書に完全に開示されるべきです。このリストは、アルファベット順に編成することも、上級管理者の名前をランク順にリストし、その後にすべての部下をアルファベット順にリストすることによって組織階層ごとに編成することもできます。
グループが小規模で、単一の会社との関連でつながっていない場合は、関係者全員の名前、役職、住所を記入してください。この方法は、手紙の受取人にとって便利な方法の1つで、1人のコミュニケに含まれるすべての関係者に便利な参照ガイドが提供されます。
