国際標準化機構（ISO）のISO 9000品質管理規格は、ISO認証を取得するために組織が順守しなければならない文書化要件を規定しています。これらの要件には、組織の品質方針と目的の文書化、品質マニュアルの発行、文書と記録の管理方法および監査方法を示す文書化された手順が含まれます。 ISO監査プロセスでは、組織が特定の記録管理活動の証拠を提供することが求められています。迅速で効率的な監査のために記録を維持するためには、ISO 9001文書化要件の条項に従って記録をコーディングする必要があります。
ISO 9001に準拠するための文書化要件に関するISOのガイドラインのコピーをダウンロードしてください。ガイドラインは、ISO 9001の要件を満たすために作成しなければならないすべての文書のリストを提供します。ガイドラインの最後にある付録には、維持する必要がある特定の文書を指定するISO 9001規格の関連条項のリストが含まれています。
従業員情報に関する文書を収集してラベルを付けます。 ISO9001規格では、管理職による人事のレビューと、従業員の教育、訓練、スキル、および経験に関する情報を文書化する必要があります。マネジメントレビュー文書は、満足のいく条項5.6.1としてコード化されるべきであり、従業員の履歴は、満足する条項6.2.2 e）としてコード化されるべきです。
一般的な製品情報を含むコード文書その後のモニタリングでは確認できない製造工程の結果の文書は、7.5.2 d）の下にコード化されるべきである。製品の固有のアイデンティティを説明する文書は、7.5.3を満たすものとしてコード化されるべきであり、一方で紛失または損傷した資産に関するあらゆる文書は、7.5.4の要件を満たします。製品が発売されるときは、製品の発売を承認する責任を負う個人の文書を8.2.4項に基づいて提出する必要があります。
製品の実現、レビュー、設計、および開発に関する情報を含むコード文書。製品の設計と開発に関する文書は7.3.2から7.3.7までを満たす。各文書のコーディングに使用する必要がある特定の条項については、ガイドラインの付録を確認してください。あなたの組織の製品実現プロセスがISO 9001要求事項を満たしているという証拠を提供するどんな文書も条項7.1 d）の下で提出されるべきですが、製品要求事項のレビューは条項7.2.2の下でコード化されるべきです。
組織のサプライヤーの評価を提供する文書をコーディングしてください。これらの文書は、ISO条項7.4.1を満たすものとしてコーディングする必要があります。
7.6に基づく測定機器の校正を検証するコード文書。測定基準が存在しない場合は、測定の基礎を提供する文書を7.6 a）の下にコーディングする必要があります。
内部監査に関連するすべての文書を含むファイルを組み立てます。社内監査の結果は、8.2.2項に基づいて提出する必要があります。製品の不適合が検出された場合は、8.2.4項の下でそれらを提出する必要があります。監査から生じた是正措置の結果は、8.5.2 e）に基づいて文書化されるべきであるが、必要と思われる予防措置の結果は8.5.3（d）に基づいて提出されるべきである。
