オフィス手続きマニュアルの書き方

時々、労働者は特定のタスクを実行する方法についての彼らの記憶をリフレッシュする必要があるかもしれません。同様に、組織への新入社員は、上司や同僚に無数の質問で邪魔し続けることなく、できるだけ早くロープを習得したいと思うでしょう。事務手順書はこれらの目的の両方を達成しながら、その後の懲戒処分のための従業員評価および文書化において参照することができる文書化されたプロトコルおよび業績への期待を提供する。

開発したいオフィスマニュアルの目的と範囲を特定します。オフィスマニュアルの内容は、一般的に2つのカテゴリに分類されます。（1）人々との対話方法、および（2）商品やサービスの作成、管理、提供に必要な機器の操作を含む特定のタスクの実行方法。オフィスのマニュアルには、組織図、リソースディレクトリ、およびサンプルフォームも含まれています。オフィスマニュアルの複雑さは、ターゲットユーザーが誰になるかによって異なります。たとえば、その内容が顧客との関係や苦情の処理方法に関するものである場合、フォークリフトの操作方法や危険物の処理方法に関する章を含めることは意味がありません。

会社のニーズに最も適したフォーマット表示を決定してください。オフィスのマニュアルは、通常、紙に印刷され、主題の分割タブを持つ3つのリングのバインダーにまとめられたガイドラインとして考えられていますが、テクノロジーは情報を提供するよりエキサイティングで経済的な方法への扉を開きました。たとえば、オンラインの手順書によって、従業員がキーワードを入力して情報にアクセスするのが簡単かつ迅速になるかどうかを検討します。電子フォーマットはまた、学習を強化するためにオーディオコンテンツおよびビデオデモンストレーションを組み込むことと同様に、コンテンツを更新および修正するプロセスを容易にすることができる。

マニュアルで取り上げたいすべての章のトピックのリストを作成してください。たとえば、さまざまな事務機器の操作方法に関するガイドラインを作成することにした場合は、コンピュータ、ファックス、電話システム、マイクロフィッシュ、コピー機、記録システム、郵便料金メーター、および照合装置の各セクションを識別します。自分ですべてのコンテンツを書くのか、各セクションの最初のドラフトを主題に精通している個人に割り当てるのかを決めます。

最も単純な概念からより複雑な概念への手順のステップを整理します。写真、図面、表、またはその他のグラフィックを含めることで、ユーザーが資料を理解しやすくなるかどうかを検討してください。頭字語およびタスク固有の用語集の用語集を提供します。実際的な場合は、購買依頼、旅費請求、休暇申請、タイムシート、顧客の領収書、および会社が使用するその他の用紙に記入する方法の例を示します。

新しいマニュアルの各セクションを完成させるための時間枠を確立します。必要に応じて、コンテンツの調査、執筆、レビュー、および組み立てのために、毎日時間をスケジュールしてください。

その文言が明確で整理されていて、州および連邦の命令および規制と一致していることを確認するために、広める前に人事担当者および法務スタッフによる内容のレビューを受けてください。マニュアルの各受領者に、資料を読み、その指示に従うことに同意したことを示す承認シートを渡します。