文書管理の要件

文書管理は、リリースされる特定の文書のバージョンを管理することによって特定の組織の効率を高めるために使用されます。これにより、従業員全員が特定の文書の正しいバージョンを持つことが保証されます。 Intelex氏によると、ISO標準は、企業内のプロセスを標準化し、さらに企業が適切な記録を保持するのに役立つ一連の国際標準です。企業は、どの規格が特定の事業に適用されるのかを理解し、これらの規格に確実に従うように文書管理方法を使用する必要があります。

論文の最小化

Intelex氏によると、文書管理では紙の文書の環境への影響を少なくし、企業のコストを削減するために、紙の文書を削減または排除しようとすることがよくあります。

アクセスのしやすさ

アクセスを容易にすることも、文書管理を扱う際の重要な側面です。たとえば、インターネットからその情報に簡単にアクセスできれば、企業はより簡単に情報を最新の状態に保つことができます。

分類

文書は論理的なカテゴリーに編成する必要があります。そうすることによって、与えられた状況に対する適切な文書を見つけることができます。 9000 Worldによると、これらの文書はしばしば方針、手順、作業指示書、そして様式と記録のようなカテゴリーに分類されます。 ISOでは、必要に応じて関連文書を入手できるようにしています。

専門知識

文書は完成する前に徹底的に見直されなければなりません。 9000 Worldによると、多くの場合、これらの文書は、見落としの目的と、間違いをとらえるために余分な目を持つことによって間違いが起こらないようにするために、1人以上の個人によってレビューされるべきです。レビューサイクルには、特定の文書に関与する作業者とそれらを監督する管理者を含める必要があります。専門知識が増し、間違いを理解できるようになるためです。 ISOでは、発行前に文書の妥当性が承認されている必要があります。

改訂ステータス

ISO規格では、必要に応じて文書を見直して更新することが求められています。特定の会社の状況は必然的に変化し、論理的な場合は更新を文書に追加する必要があります。 9000 Worldによると、改訂ステータスは文書に記載されなければなりません。これらのステータスには、ドラフト、レビュー、承認が含まれます。何らかの理由で会社が保管している古くなった文書は、古くなっていると見なす必要があります。