法律事務所、医師のオフィス、政府機関など、職場環境で物事を円滑に進めるためには、オフィスの手続きが重要です。文書化された手順書を見えるようにすることが重要です。すべての事務所は、上司に見える監督者および事務所長によって作成された一連の手順書を用意する必要があります。
どのようなオフィスの手続きが規定する必要があります
勤務時間は最初に述べられるべきであり、すべての従業員は時間通りに仕事に就き、その日のために準備されるべきです。顧客がオフィスに来て、誰もそこにいない場合、ビジネスについて否定的な見方をする可能性があり、二度と戻ることはありません。また、事務所はきちんとしていて、清潔で、十分に供給されているべきです。顧客がサインインできるように、チェックイン名簿とペンが用意されていることを確認し、可能であれば、コーヒーと水を用意してください。第一印象は成功するビジネスのすべてです。さらに、オフィスにいるか電話にいるかにかかわらず、すべての顧客は敬意とプロ意識で扱われるべきです。上司に電話がかかってきた場合、従業員は、名前、電話の性質、接続が切断された場合の電話番号など、発信者に接続する前にすべての情報を入手する必要があります。電話が予約のためのものである場合、訪問の性質を見つけ、利用可能なものを知らせ、キャンセルの場合には必ず電話番号を知らせるべきです。混乱しないように、彼らはいつも言われることを繰り返すべきです。
組織
複写機に紙が入っていること、コンピュータが稼働していること、メールが配布されていること、およびメッセージが配信されていることを確認しながら、最大限の生産性のためにワークステーションを編成および保守します。あなたの仕事が旅行手配の設定を含むならば、あなたの上司がどこに滞在したいのかを知り、飛行時間とレンタカー情報を記録し、旅行先の天気について調べるようにしてください。旅行プランを予約する前に、必ず上司に確認してください。すべての予約が完了したら、2つの旅程（自分用と上司用）を印刷し、必ずカレンダーに旅行の日程を入力してください。
一日の終わりに、上司と面会して次の日に予定されている面会を彼女に知らせます。留守番電話をボイスメールまたは営業時間外の留守番電話に設定します。すべての機器、コピー機、プリンタ、コンピュータの電源を切り、コーヒーデカンタを空にしてコーヒーメーカーの電源を切ります。最後に、アラームを設定する前に、すべてのドアがロックされていることを確認してください。
