手動給与システムは完全に手動で実行されますが、コンピュータ化された給与システムでは、会社は専用の給与ソフトウェアを介してその給与を処理できます。手動システムは給与計算エラーを引き起こす可能性があり、通常は遅くて面倒なプロセスです。コンピュータ化されたシステムは、精度と速度の向上を含む、いくつかの利点を提供します。
時間のインポート
多くの雇用主は、従業員の勤務時間を追跡するためにタイムクロックなどの計時システムを使用しています。手動システムでは従業員の時間を手で追跡する必要がありますが、コンピュータ化された給与計算システムには、従業員の入力内容をタイムキーピングシステムから給与計算システムに自動的に送信する機能があります。このようなシステムでは、勤務時間外勤務から通常勤務時間を切り離すことができますが、従業員は時折調整を行う必要があります。
自動計算
コンピュータ化された給与計算システムは、従業員の勤務時間を4分の1時間のセグメントに丸めて、勤務時間と給与の合計時間を正確に計算できるため、手作業による計算に費やす時間を節約できます。これらのシステムは、受け取った入力データに基づいて、毎週、隔週、半月ごと、月ごとなど、すべての支払い頻度を計算します。
コンピュータ化された給与計算システムは、税金や賃金飾りなどの従業員法定控除額、および駐車料金、401（k）拠出金、医療給付金などの自主控除額を自動的に計算します。給与計算担当者は、連邦所得税源泉徴収のフォームW-4情報など、控除の基準となるデータを入力するだけです。
給与処理
手動給与システムでは、タイプライターまたは手で給与を印刷する必要があります。コンピュータ化された給与システムには直接預金機能があり、ライブ小切手と照合に費やされるお金を節約できます。さらに、給料と支払明細のコンピュータ化された印刷は、量に関係なく迅速に行われます。
レポート作成
コンピュータによる給与計算システムでは、給与計算書を生成して給与計算書を再確認したり、給与計算書や給与明細書を印刷したりすることができます。米国労働省は、雇用主に最低3年間給与記録を保持するよう要求しています。コンピュータ化されたシステムは、各支払い期間に関連する給与計算記録簿のハードコピー印刷を可能にし、また無期限にシステム内に情報を保存する。
コンピュータ化されたシステムは、四半期および年次の賃金明細書と従業員のW-2フォームを含む税レポートを生成することによって、給与税の遵守を確実にするのに役立ちます。これらのシステムは、会社の給与税と調整義務を処理し、必要なレポートを印刷するために必要なデータを会社の会計士に提供します。さらに、これらのシステムは、休暇や個人的な時間など、取られ支払われる給付日数を追跡します。
