従業員は給与の支払いをすばやく取り替えることを切望しているかもしれませんが、給与管理部門は、従業員の不安と会社の再発行が適切に処理されることの必要性とのバランスをとる必要があります。元の小切手がすでに現金化されていないことを確認しながら、従業員に共感する必要があります。
紛失した小切手の詳細を給与システムで調べます。受取人の名前に加えて、小切手の日付、番号、金額を知る必要があります。
銀行に連絡して、小切手が現金化されていないことを確認します。
あなたの銀行が小切手にストップペイメントを発行するように要求します。一時停止要求は通常、発注後24時間以内に有効になることはありませんが、規則は金融機関によって異なります。したがって、小切手を交換する前に最低24時間待機して、一時停止の支払いが確実に成功するようにすることをお勧めします。
24時間待って、一時停止の支払いが成功したことを確認します。成功した場合は、次の手順に進みます。
従業員に代替小切手を発行します。補充小切手が記録され、従業員のフォームW-2に含まれるように、給与計算システムを通じてこのプロセスを完了する必要があります。代替小切手は、元の小切手と同じ収益、税金、控除額、および正味支払額を持つ必要があります。給与計算システムで代替小切手を直接作成できない場合は、必ず小切手の詳細をシステムに入力してください。
交換検査で必要な署名を入手してください。確認する小切手に署名する人のための補足文書を必ず含めてください。
給与計算システムの元の小切手を無効にします。このステップは、賃金と税金が従業員のフォームW-2の年次賃金と税務計算書で二重計算されないようにするため、および未払いのチェックリストからチェックを削除するために重要です。
交換小切手を従業員に配達します。
ヒント
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従業員に、自分の給料が紛失したことと、小切手が見つかった場合は現金を支払わないことに同意することを示す宣誓供述書に署名するように要求します。あなたがあなたの従業員に直接入金または給与デビットカードを提供する能力を持っているならば、あなたが対処しなければならない紛失チェック問題の数を減らす方法として彼らの参加を奨励します。銀行に連絡して、支払い停止のポリシーを決定してください。一時停止の支払いが成功しなかった場合は、従業員に通知し、キャンセルされた小切手のコピーを依頼して、誰がそれを現金にしたかを判断します。次に行うことは、小切手が現金化された方法を取り巻く事実と状況によって異なります。
警告
いくつかの小切手換金サービスでは、一時停止が行われた小切手が現金化されます。州法によっては、小切手を小切手換金サービスに支払う義務があります。
