フロントオフィスの手順はあなたのビジネスに合うように調整されるべきです。たとえば、医療や歯科診療では、法律事務所、徴収機関、理髪店、工場とは異なる手順が必要になります。重要なフロントオフィスの目標と目的に対応する徹底的なチェックリストを作成するために時間をかけてください。
基本
安定したクライアントトラフィックを受信するビジネスでは、フロントオフィスの手順にビジネス環境全体を反映させる必要があります。暖かく魅力的なビジネスでは、笑顔でプロの電話エチケットを維持することが重要です。診療所または歯科医院は、安定した患者の流れに大きく依存しています。したがって、診療所のフロントオフィスには、患者のチェックイン、患者からの質問への直接の回答、電話での回答、支払いの受領やフォローアップ手順のスケジューリングなど、患者の退院を処理するのに十分な入院スタッフが必要です。電話サービスを利用して、勤務時間外のクライアント通話を処理することを検討してください。
スケジューリング
フロントオフィスを成功させる上で重要なことは、ビジネスの予定を処理することです。フロントオフィスの従業員は、予約の前日にクライアントに連絡し、予定時刻を確認する必要があります。あなたが落とされたものを補うために他の予定をスケジュールすることができるようにキャンセルまたはノーショーリストを作成します。ホテルのフロントオフィスの従業員は、ルームサービスとハウスキーピング業務に直接影響するため、正確なルームレコードを維持する必要があります。小学校、中学校、高校のフロントオフィスの従業員は、欠席や訪問者に関する記録も含め、正確な記録を残す必要があります。
改良点
フロントオフィスの手続きを継続的に評価します。改善の余地がある場合は、適切な戦略を立てて実行してください。フロントオフィスに電話がかかりすぎて、常に最高のカスタマーサービスを提供できるとは限らない場合は、電話システムを変更する（たとえば、コンピューター電話システムを使用する）か、インスタントメッセージングテクノロジを使用してスタッフの可用性を判断します。あなたのフロントオフィスのケース管理がペーパーレスになることによって改善できるかどうか評価しなさい。
