ビジネスが円滑かつ効果的に運営されるためには、標準の運用手順が不可欠です。それは従業員が同じように標準的な仕事に取り組むこと、そして会社が一貫して正確であることを確実にします。さらに、標準の操作手順では、従業員が安全かつ正しく仕事を遂行していることを確認しています。コミュニケーションスキルは、標準的な運用手順を効果的に実行するために必要です。あなたの会社の規模とあなたが実行したい手順はあなたがあなたの従業員にそれらをどのように伝えるかを決定するでしょう。
これらの操作手順について対象読者を評価します。この手順が少人数のグループに適用される場合は、グループミーティングが最も効果的です。それらが会社全体に適用され、それが大企業である場合、大量の電子メールまたはニュースレターのほうがより早く情報を得られる可能性があります。あるいは、部門長や管理者とのミーティングを手配して、新しい手順を知らせます。彼らに彼らのグループや部署に新しい手順を知らせるように依頼しなさい。
簡潔にしなさい。新しい操作手順とは何か、また古い操作手順との違いについて説明します。新しい手順を実施する目的を説明する。新しい手順によってビジネスがどのように改善されるか、またそれが従業員にどのように影響するかを説明します。例えば、それは彼らの時間をもっと費やすか、彼らが彼らの仕事をする方法に影響を与えるかもしれません。
手順が複雑な場合は、トレーニングセッションまたは一対一のセッションを用意してください。誰もが新しい手順を完全に理解していることを確認するのに時間をかける価値があります。
手順に従う方法を従業員に伝えなさい、尋ねないでください。あなたや他の管理者が手順を実行する能力を監視していることを彼らに知らせてください。新しい手続が彼らの仕事をする能力を向上させるであろうことを彼らに思い出させることによって彼らに新しい手続に取り組むことに対するインセンティブを与えなさい。
新しい手順に関するフィードバックをお願いします。多くの場合、手順は運用面を改善するために実装されます。それを直接使用する人よりもプロシージャの賛否両論に精通している人は誰もいません。手順が効果的であることを確認するために彼らのフィードバックを得てください。
指示をアクセス可能にします。手順を社内のWebに公開し、電子メールの通知を送信し、従業員にハードコピーを提供します。
