文書化は、個人的、財務的、そして一般的なデータ収集の世界における日常生活の一部であり、その結果、文書を取り扱う方法について定期的な監査が行われることだけが適切です。監査では、どのような対策が実施されているのか、変更する必要がある方法、およびそのような変更を加える方法を示しています。
調達手順
組織は、文書の調達手順が順守されているかどうかを定期的に検証する必要があります。監査は、組織が現在文書を管理する方法を持っているかどうか、必要な文書が許可された要員によって承認されているかどうか、そして文書変更がいかに効率的に処理されるかを示すことができる。監査のこの部分では、文書のアクセス可能性も示されます。
ドキュメント保管
文書はハードコピーまたはコンピュータ化されたファイルとして保存することができます。監査によって、組織のニーズに応じてレコードストレージシステムが設定されているかどうかを確認できます。監査はまた、ハードコピーとコンピュータ化された文書の両方がファイルに保存されている期間を示す必要があります。監査は、文書が良好な状態に保たれ、損害、劣化または損失から保護されているかどうかを判断しなければなりません。
ドキュメントの説明
監査は、文書が組織のファイリングシステムにどのように記述されているかを検証する必要があります。文書は、名前、番号、または記述形式で一覧表示される場合があります。文書には、見つけやすくするために、関連性のある短い説明が含まれている場合があります。監査は、文書がバージョン番号と改訂日によって体系的に提出されているかどうかを示すべきです。
