組織の計画から始めなければ、プロジェクトレポートを書くのは大変な作業になります。プロジェクトレポートには通常、プロジェクトの目標、計画、予算、および成果に関する情報を読者に提供するのと同じ基本要素が含まれています。いくつかの基本的なレポート作成テクニックを使用して、あなたはあなたが組織している重要な情報を届けることができるあなたの同僚を示す効果的なプロジェクト文書を作成することができます。
どの種類のプロジェクトレポートを作成するかを決めます。一般的なプロジェクトレポートには、提案、作業範囲の推奨、ステータスの更新、差異分析、および最終的なレビューと推奨が含まれます。これにより、チームメンバー、スーパーバイザー、またはその他の関係者が必要としている正確な情報を提供できます。
報告書の概要を書きなさい。送付状、目次、エグゼクティブサマリー、本文、付録を含める。どのカテゴリの情報を扱うかを決めます。作成しているレポートの種類に応じて、目標、プロジェクト方法論、スタッフ、必要なリソース、期間、成功ベンチマーク、予算、差異、成果物、期限、結果、推奨事項などが含まれます。
各セクションを完了するために必要な情報を集めてください。これには、プロジェクトを依頼している人、プロジェクトに取り組んでいるスタッフ、およびプロジェクトのターゲットとなっている関係者（顧客、内部の従業員、または仕入先や仕入先など）へのインタビューが必要になる場合があります。過去の売上高、予算、参加レベル、人口統計データなどの履歴データを取得します。
エグゼクティブサマリーの最初のドラフトを書いてください。これはレポートの概要です。これには、読者がレポートを入手している理由、レポートの基本的なハイライト、および推奨事項を含める必要があります。半ページの概要であることが多いエグゼクティブサマリーに、より詳細な詳細を含めないでください。プロジェクト報告書の本文に詳細とサポートを提供します。
データとインタビューを使用してレポートの各セクションを書きます。論理的な順序でセクションを整理します。たとえば、プロジェクトに必要なコンポーネントを説明するまで予算から始めないでください。これにより、各経費を説明する必要がなくなり、なぜ2回必要なのかがわかりません。プロジェクトの構成要素がリストされるまで、プロジェクトに取り組んでいるスタッフの名前をリストしないでください。差異セクションの場合は、元の例外の結果と実際の結果を含めます。
調査結果に基づいた要約と推奨事項を使用してレポートを完成させます。あなたの結論や提言を裏付けるためにデータを使う。詳細な予算、グラフ、図表、その他の技術データなどの詳細なサポート情報が含まれているあなたの論文の付録を読者に紹介してください。
レポートの執筆中に発見した情報に基づいて、最初の要約のいずれかを変更する必要があるかどうかを判断するために、エグゼクティブサマリーを確認してください。エグゼクティブサマリーの最終版を書く。
付録に記載されている情報をまとめ、レポートに記載されている順に並べます。レポートに戻り、脚注またはページ番号を含めて読者に付録情報を伝えます。
