効果的なコミュニケーションと情報交換はどちらもプロジェクトの成功に不可欠です。明確なコミュニケーションは、すべてのチームメンバーがプロジェクトにおける彼女の役割と目的を理解していることを保証します。継続的な情報交換により、すべてのチームメンバーが進捗状況を把握し、進捗状況に影響を与える可能性のある問題を強調表示します。効果的なコミュニケーションを怠ると、プロジェクトの成功に影響を与えるようなコストのかかる遅延につながる可能性があります。
プロジェクト計画
TechRepublicが報告したように、プロジェクト計画はすべてのプロジェクトコミュニケーションの中心です。この計画によって、すべてのチームメンバーは、プロジェクトが何を提供し、誰が責任を負うべきかを知ることができます。重要な日付とプロジェクトの依存関係を提供し、複雑なプログラムを個々のメンバーが理解しやすい小さなコンポーネントに分割します。
ビジョン
コミュニケーションは、すべてのチームメンバーがプロジェクトの結果について同じビジョンを共有することを保証します。 「Houston Business Journal」の2002年版では、建築家、建設会社、および開発者がクライアント会社の管理者と協力して、単一の共通の目標、つまりユーザーのニーズを満たすビジネスパークを通じてプロジェクトを成功させる方法について説明しました。
コミュニケーション計画
大規模プロジェクトには、多くのチームメンバーと幅広いコミュニケーションチャネルが関係しています。効果的なコミュニケーションと情報交換を確実にするために、プロジェクトマネージャが最初からプロセスを計画し管理し、プロジェクトのさまざまな段階で異なる情報を必要とする人を識別することが重要です。プロジェクトマネージャはコミュニケーションタスクに時間の大部分を費やしていると述べているコンサルティングプロジェクトパーフェクトによると、このプロセスは継続的です。
情報管理
チームメンバーは、最新バージョンのプロジェクトドキュメントにすばやくアクセスする必要があります。単一のプロジェクトWebサイトまたはデータベースを作成することによって、プロジェクトマネージャはすべての情報を一元管理し、計画、スケジュール、サプライヤ、議事録、進捗レポートなどの重要な文書に安全にアクセスできるようになります。
状態
TechRepublicは、ステータスレポートを最も重要なプロジェクトコミュニケーションの1つとして識別します。ステータスの更新を共有することで、プロジェクトのスケジュールやコストに影響を与える可能性がある重大な問題や予期しない変更について、すべてのチームメンバーが確実に認識できるようになります。その後、必要な改善措置を講じることができます。
道具
電子メール、ビデオ会議、電話会議などのコミュニケーションツールを使用すると、プロジェクトチームのメンバーが異なる場所で作業している場合でも、共同作業や情報の交換が簡単かつ便利になります。ソーシャルネットワーキングツールもプロジェクト管理において重要な役割を果たしています。メンバーは、TwitterやFacebookなどのツールを使用して、プロジェクトの重要な問題に関する簡単なステータスの更新やコメントを投稿できます。
