効果的なビジネスプロセスレビューを実施することで、会社の業務が最も効率的な方法で目的の結果を生み出すことが保証されます。たとえば、新しいハードウェアやソフトウェアを購入する前にビジネスプロセスのレビューを実施することがあります。ビジネスプロセスのレビューを行うには、現在のビジネスプロセスへの変更によって影響を受ける組織のすべてのレベルを代表する人々のチームを編成します。適切な担当者を集めることで、問題の特定、潜在的な改善点の特定、プロジェクトマネージャの割り当て、迅速な修正の実施、および長期計画の立案に役立ちます。
現在のプロセスをマップします。製品やサービスを生産するために使用される重要なビジネスプロセスを一覧表示します。物資の受け取りの遅れやサプライヤーの品質問題など、現在の環境における問題について話し合う。なぜ問題が存在するのか、そしてそれらをどのように処理するのかについてのアイデアをブレインストーミングするためにチームのための一連のミーティングを開催します。他の企業が同様の問題をどのように処理しているかを調査するための調査を行います。現在のプロセスを文書化するには、Gliffy、Bonita Open Solution、Questetra BPMなどの無料のビジネスプロセスマッピングツールを使用します。
文書化されたビジネスプロセスをレビューして、詳細がビジネスのしくみを正確に反映していることを確認します。たとえば、トラブルシューティング手順をカスタマーサービスへの問い合わせを担当するすべての担当者に配布します。手順を使用している担当者を観察し、逸脱があればメモして、ビジネスプロセスを効果的に機能させるために追加のスキル、知識、トレーニング、または経験が必要かどうかを確認します。
潜在的な変化を特定します。変更が現在の手順にどのように影響する可能性があるかを決定します。前提条件を検証するための作業を完了する担当者を観察します。あなたの組織が直面しているプロセスの問題についての意見を集めるために労働者にインタビューします。調査を実施するか、フォーカスグループを実行して改善のためのアイデアを収集します。新しいシステムが組織に与える影響を理解せずに、新しいハードウェアやソフトウェアを購入するなど、正しいソリューションを知っているとは思わないでください。
新しいプロセスを設計するビジネスプロセスを再設計することは、会社機能のためのすべてのプロセスが現在の戦略的目標と整合することを確実にすることを含みます。ビジネスプロセスレビューの一環として行われた分析に基づいてプロセスを微調整します。チームとの新しいプロセスを確認して、組織間の依存関係と潜在的な問題を特定します。ビジネスプロセスレビューチームによって推奨されたすべての変更を文書化し、その結果をニュースレター、電子メール、またはその他の社内コミュニケーションメカニズムに掲載します。
実装を評価してください。顧客満足度、製品の欠陥、コストなどの運用活動を測定して、レビューによってもたらされた改善が影響を及ぼしているかどうかを判断します。予想される期間内に改善が見られない場合は、その後のレビューを行い、それに応じてプロセスを調整してください。
