あなたがレターの本文に現れた情報を要約しているので、レファレンスレターの終わりはおそらく書くべきレターの最も簡単な部分です。それでも、読者に良い印象を与えるためには、言語を正しく理解することが重要です。あなたが推薦している人は雇う価値があることを受取人に説得するためには、すべての段落が輝いていなければなりません。
手紙の本文に焦点を当てる
あなたの手紙の大部分は、あなたがその仕事にふさわしいと思う人を作るための優れたスキルと個性の特徴を説明するべきです。多くの雇用主はその立場に合った特定の特性を探しているので、受取人が知る必要があるものを自分自身に尋ねてください。従業員は独創的な問題解決者ですか？彼は組織や優れたチームワークスキルを好んでいますか？彼は彼の年を超えて成熟していますか？この人が適格な候補者である理由をすべて含め、その人がその役職に必要なスキルを首尾よく使用した具体例を挙げてください。
クロージングステートメントを含める
「まとめ」、「締め切り」、「それに応じて」、「間違いなく」などのフレーズを使用して、あなたの手紙の最後から2番目の段落に遷移します。次に、明確な推奨事項を示す文を1〜2文書いてください。文言は、あなたが手紙の本文に書いた点から論理的に流れるべきです。基本的に、あなたは以前に起こったことを要約しています。例を示します。「疑いなく、役職に名前をお勧めします。勤勉な従業員であり、優れたチームプレーヤーとして、彼女はあなたの組織にとって有益な追加役になると確信しています」。
受信者に連絡してもらう
最後の段落を使用して連絡先の詳細を入力し、さらに質問がある場合は受信者に連絡してもらいます。たとえば、「この件についてさらに議論する場合は、電話番号で私に連絡してください。私の推奨事項を拡大させていただきます。」そのようなフォローアップを勧めることによって、あなたは読者にあなたがあなたの推薦の後ろに立ちても構わないと思っていると安心させます。 「誠意を持って」「真剣に」などと書いてその手紙を締めくくり、そしてあなたの名前に署名して書いてください。
公正、正確、かつ適切であること
参照文字は圧倒的にポジティブですが、そうである必要はありません。従業員と一緒に仕事をした経験がまったく前向きではなかった場合は、あなたの推薦を修飾してください。あなたが与える参照は、公正、正確かつ適切であるべきです。あなたが本当であることを知らないことは何も言わないでください。受取人はあなたが言ったことにあなたに挑戦するかもしれません、そしてあなたは自分自身を正当化しなければならないでしょう。覚えておいて、あなたの信頼性は線上にあります。
