多くの事業主は、自分の顧客を疎外したりさらに不快感を与えたりすることを恐れて、回収レターや正式な謝罪を書くことを恐れています。どちらの場合も、重要な問題に対処し、同時に顧客ののれんを維持する必要があります。問題解決のための手紙を書くことについてのいくつかの基本的な原則を理解したならば、あなたはこれらのタイプの手紙がどのように親善を生み出す方法で書くことができるかを学ぶでしょう。
フォーマットとスタイル
問題解決の手紙をビジネスレターのフォーマットで書かれたミニチュアのエッセイとして考えることは役に立つかもしれません。同じ形式に従って、同じスタイルを採用し、ビジネスレターと同じ12ポイントのTimes New Romanフォントを使用します。あなたがするべき唯一の変更はボディと終わりのセクションで使われている言葉です。ほとんどの問題解決レターには同封物も含まれています。最後の行の下に1行「Enclosures」と入力してこれを示し、次に含める各文書の名前を文字でリストします。
前向きな言葉を強調する
短く直接の個人化された手紙は誤解の可能性を減らし、しばしば最も効果的です。さらに、肯定的なひねりを加えた言葉は肯定的な反応を生み出す可能性が高いです。 Purdue Universityオンラインライティングラボでは、「残念ながら」、「できない」、「問題」、「失敗」などの不適切な事実を伝える単語やフレーズを避けることをお勧めします。代わりに、できないことやしないことではなく、できることや喜んで行うことを強調してください。
オープニングステートメントとクロージングステートメント
簡単で直接的な言葉で手紙を開閉してください。 「…についてのあなたの懸念を説明するために時間をかけてくれてありがとう」のような冒頭の陳述は問題を参照して、そして識別する。関係を維持したいというあなたの欲求を強調する声明で閉じてください。そのような "私たちはあなたのビジネスを大切にする"または "私たちはあなたが私たちの会社から期待する高品質の顧客サービスを提供することをお勧めします"などの文は2つの一般的な例です。
からだ
最初の本文段落で、関連する背景情報と以前の連絡事項を参照して、顧客の懸念を理解していることを示します。 3番目の段落で、問題に対する明確で具体的な解決策を示します - 親善のしぐさやすでに行った、または実行する予定の行動など。たとえば、最初のリクエストの回収レターを作成している場合は、顧客の以前の有効な支払い記録を書き留めますが、支払い期日については顧客に思い出させます。解決策として、折り返し電話と引き換えに、代わりの支払い方法を設定したり、支払い日を延長したりするよう顧客と協力することを申し出ます。
