調達プロセスを合理化するには、特定の購買ステップを作成して、人が商品を要求してから商品を受け取るまでの時間を最小限に抑える必要があります。現在の購買プロセスに基づいて、関係者を変更し、より多くの購買権限を付与し、特定のベンダーポリシーを設定することによって、システムを合理化できます。
弱点を特定する
調達プロセスを合理化するための最初のステップは、なぜそうしたいのかを特定することです。あなたは浪費しているかもしれません。従業員は必要な機器を待つ必要があるため、生産性が低下する可能性があります。注文を満たすのに十分な速さで材料を手に入れることができないので、あなたの顧客は不幸であるかもしれません。あなたのフォームあるいは効率的な事務処理の欠如さえボトルネックを引き起こしているかもしれません。購入の問題が何であるかがわかったら、プロセスを調べて問題の原因を突き止めることができます。
集中化または分散化
購買プロセスを合理化する1つの方法は、1人の人物または部署に集中させることです。スタッフを部長に、そして最高執行責任者に、そして経理部長に、それぞれの調達担当者に直接依頼することを許可します。 1人の担当者がタイムラインを担当するため、これによって購入の承認にかかる時間を短縮できます。
あなたがすでにこのタイプの集中購買プロセスをお持ちの場合、これはあなたの問題かもしれません。購買担当者が調査しなければならない要求に圧倒されると、これが発生する可能性があります。このような場合は、部門の長が最初に購入を承認し、次にそれを財務部門に提出することを検討してください。この種のシステムを最大限に活用するには、すべてのフォームに「期日」を設定して、関係者全員が注文の期日を知らせ、責任があることを確認します。
購買機関を増やす
購買を合理化するためのもう1つの方法は、より多くの従業員に購買を行う権限を与えることです。特定の従業員が購入できる商品やサービス、購入できる金額の上限、使用できる仕入先など、特定のパラメータを設定しないと、過剰な支出につながる可能性があります。従業員に小規模の購入、特に事務用品などの通常承認されている通常の購入を許可することを検討します。個々の従業員による会社のクレジットカードの使用を制御できる場合は、購買権限を持つスタッフにカードを発行して、経理部門から小切手またはクレジットカードの購入を要求せずにオンライン、実店舗または電話での購入ができるようにします。会社のクレジットカードの使用に関する厳格な会社ポリシーを作成します。
事前承認仕入先
スタッフが購入するたびに仕入先を調査および確認する必要がある場合は、使用できる承認済み仕入先のリストを作成します。これは、あなたがあなたが知っているサプライヤと仕事をすることを確実にするのを助けて、そしてベンダー割引につながることができる大量購入を作成するかもしれません。承認された仕入先と購買システムを設定して、従業員が仕入れをするたびに信用報告書を発行する必要がないようにします。購入を行うことができる従業員のリストをベンダーに提供するか、特定の従業員に提供する会社の購買コードを使用します。求人に複数の入札を行う必要があるときに従業員が使用できるプロポーザルフォームまたはテンプレートの要求は、スタッフが入札文書を作成する必要性を排除することによってプロセスを合理化します。
購買スケジュールの改善
特定の商品や備品を購入する必要があることが事前にわかっている場合は、会社でゆっくりとした時間にこれらの購入を計画してください。これは大量の事務処理で失われる購入を減らすのに役立ち、部門レベルの問い合わせと迅速な要求を必要とします。部門管理者に、納期を含む四半期ごとの購入要求を送信させ、購入担当者に購入用のカレンダーを作成させる。
