会議はビジネスの世界で定期的に行われ、議事録は行われた行動と決定を記録するために使用される公式文書です。議事録は会社の目の前では公式文書になるため、議事録に変更を加える必要がある場合は、補遺が必要です。補遺を作成する際には、いつ、どのようにしてそれを会議委員会に提示し、公式議事録に追加するかを知っておく必要があります。そうすれば、あなたは自分で合意した変更を加えないようになります。
前回の会議からの公式議事録のコピーを用意して、会議に出席したすべての人がそれらを確認できるようにします。
次回の会議で議事録を提出する。会議の議長が前回の会議の議事録を見直すことから始めるのが通例です。出席者全員が議事録を読み、承認する必要があります。誰かが追加、変更、または修正するものを持っているなら、それはそう言うための適切な時期です。
議事録への変更を書き留めます。議事録に直接変更を書き込むことも、別の紙にメモを書き留めることもできます。
議事録への変更案について、会議のメンバー全員が同意することを許可します。これは補遺に示されます。全員が同意している場合は、議事録への補遺を作成して先に進むことができます。
会議が延期された後に補遺を作成します。それはあなたの心の中で情報がまだ新鮮であるように、会議の直後に補遺を作ることが最善です。議事録テンプレートを使用して、補遺情報を書き込みます。
公式議事録を、その後ろに添付されている補遺とともに会議のグループメンバーに配布します。あなたが次の会議までこれをするのを待たないでほしいかもしれません、それが将来ずっと遠い場合に備えて。そうではなく、議事録と補遺のコピーを電子メールでグループに転送し、メンバーからのフィードバックや承認が大歓迎であることを会員に知らせてください。グループの全員が補遺付き議事録を承認した場合、これがあなたの新しい作業文書になります。
議長の署名を得るために、議事録と補遺を次回の会合に持ってきてください。議事録が承認すると議事録は正式になります。
