ビジネスのための短いレポートを書く方法

株主への財務報告、マーケティング計画、および品質評価はすべて、企業向けに作成された報告の例です。短いレポートは他のレポートとまったく同じですが、ページ数が少なくなります。主要なレポートの目的を述べ、背景情報を要約し、代替案を検討し、そして将来への道を提案するべきです。レポートをプロジェクトとして扱います。計画を立て、それから明確で単純なスタイルでそれを書きます。短いのは良いことです。多忙な人や興味をそそられていないが重要な関係者がそれを読む可能性が高いからです。

計画中

レポートの形式と内容が決定されるため、上司と面談して要件を明確にします。たとえば、プロジェクト評価報告書は、マーケティング計画や財務報告書と同じようには構成されません。

執筆課題が割り当てられたときに提供された文書や、インターネット、図書館、および関係者との会議や会話（部署の管理者、サプライヤ、顧客など）とは別に収集した資料など、背景資料を調べます。

エグゼクティブサマリー、紹介、代替案と提案された解決策のセクション、推奨事項と結論を含むレポートテンプレートを準備します。

コンテンツ

紹介文を書いてください。通常は段落に過ぎないので、序論では報告書の目的を述べ、重要な問題を特定する必要があります。それはレポートの残りの部分のためのガイドであるべきですがそれを要約するべきではありません。たとえば、最初の行は次のようになります。「このレポートの目的は、当社の製造施設で進行中の品質問題に対する解決策を検討すること」であり、その後に主な問題の概要が続きます。

レポートの本文を組み立てます。製造施設の例では、セクションに、技術的な詳細、それぞれの費用対効果の分析、および推奨事項に関する代替ソリューションのリストを含めることができます。事業計画には、市場調査、競合分析、財務予測など、さまざまなセクションがあります。形式がどうであれ、セクションは論理的な順序になっているはずなので、読者は内容を把握するために前後にフリップする必要はありません。

レポートの目的を再度参照してレポートを完成させます。製造施設の例では、結論は推奨ソリューションの実装計画になります。財務報告に関しては、結論は事業見通しである可能性があります。

引用元の出版物、タイトル、著者、日付を特定することで、本文内で引用されている参考文献を一覧表示します。参考文献またはリソースセクションに他の関連する情報源をリストしてください。

エグゼクティブサマリーを書く。 1つか2つのパラグラフで、忙しいエグゼクティブが要点をつかみ、後で詳細をすくい取ることができるように報告を要約しなさい。財務報告の場合、エグゼクティブサマリーは単に主な売上高と利益の傾向を示す表になります。

報告書のタイトル、日付、著者名、所属をまとめた送付状を用意します。 15ページを超えるレポートには目次を含めます。

送付状を部署ではなく個人（管理者または契約担当官）に送付してください。レポートの主な推奨事項を特定し、連絡先情報を提供して添付ファイルをリストします。