あなたが上司のためにレポートを書いている従業員であろうと、あなたのゼネラルマネージャーに報告している事業主であろうと、最良のツールは「なぜ、どうやって」フレームワークです。なぜあなたはこの報告書を書いているのですか？読者はどんな情報を知る必要がありますか？あなたはどのようにあなたの推薦や結論を発表するつもりですか？この構造に従うことはあなたの文書に論理的な流れを与えるでしょう。それはあなたの上司や役員に、十分な情報に基づくビジネス上の決定を下すために必要な正確な情報を与えるでしょう。
なぜに焦点を当てる
レポートを書いている理由を理解してください。レポートの目的を明確にしておくことが重要です。そうしないと、文章を間違った読者に合わせたり、重要な情報を省いたりする可能性があります。必要に応じて質問してください。レポートを複数の部署に配布する場合は、各部署の問題に対処するための個別のセクションを含める必要があるかどうかを検討してください。
含める情報を決定する
財務データ、チャート、グラフなど、必要な情報を収集します。あなたの報告に意見が関連している人々にインタビューしてください。次に、聴衆が知る必要があると思う最も重要なポイントを決めます。重要な点を強調表示するいくつかの段落を書くことから始めるか、または項目の箇条書きリストにあなたの情報を構造化します。
あなたのおすすめを提示する方法を決める
レポートにタイトルを付けます。課題の詳細や報告書を書いた理由を簡単に説明してください。あなたの情報収集方法を説明してください。たとえば、コアテーマに従って、レポート本文を論理的に整理します。主題を徹底的に調査したことを示すのに十分な情報を含めるようにしてください。調査結果に基づいて、結論または推奨事項に基づいてレポートを終了します。
エグゼクティブサマリーを追加する
レポートの最初に戻って、レポートの要点をまとめる1つまたは2つの段落を追加します。あるいは、箇条書きを使用してアイデアを構成してください。エグゼクティブサマリーには、上司が読む時間があることがすべて含まれている可能性があるため、すべての関連情報を必ず含めてください。簡単に言うと、レポートは何についてですか？主な調査結果は何ですか？何を提案しますか？次は何が起こる？ 1〜2分の読み取り時間内にレポートの本質がわかるまで、要約を編集します。
レポートをフォーマットする
会社スタイルのガイドがある場合は、それに従うようにしてください。それ以外の場合は、レポートを読みやすい形式にフォーマットして、コピーをできるだけスキャンしやすくします。明確な見出しを使ってトピックを分けてください。これにより、上司がレポート内の関連ページを見つけやすくなります。大きなフォントや太字の印刷で重要な事実を強調することを検討してください。報告書の最後に、財務諸表、印刷物、その他の補足文書を付録にまとめてください。
チェックと校正
正しい綴りと文法についてはレポートを確認してください。オンラインスペルチェックと文法チェックは役に立ちますが、必ずしも文脈を考慮しているわけではありません。可能であれば、誰かに間違いを知らないように報告を校正してもらってください。一般的にレポートを批評するように校正者に依頼してください。あなたは未完成の考えを残しましたか？業界用語を一貫して使用しましたか？わかりやすいですか。あなたの星の語彙を感動させようとしないでください - 代わりに明快さのために努力してください。
