監査は、会社がどのように機能しているか、またどのように改善できるかを確認するために監査担当者が実行する正式な手順です。パフォーマンスや財務など、さまざまな種類の監査がありますが、それらはすべて同じ基本手順に従います。この手順は通常、初期計画、現地調査、報告、および終結を伴うフォローアップを含む4つの主要なセクションに分けられます。
監査されているクライアントまたは部門に予備通知レターを作成して送信します。監査が行われる時期、どのくらいの期間がかかると予想されるか、役員があなたでない場合の監査役の割り当て、および監査中に必要となるデータの種類のチェックリスト。
会社または部門の管理者との会議をスケジュールします。管理者と監査の目的と範囲を定義し、どのようなリソースが利用可能かを調べます。会社や部門のプロセスに関する詳細な情報も入手できます。管理者が監査について懸念を表明したり質問をしたりできるようにします。
会社または部署の基本調査を実施します。この調査の目的は、上司の会議で学んだことを補足し、会社の目的、運用、および承認手順などの現在の管理メカニズムについて理解を深めるのに役立つことです。この段階では、会社のハンドブックや労働者の声明などのさまざまなデータが役立ちます。
会議と調査を通じて得られた情報に基づいて、基本的なフィールドワーク計画を策定します。フィールドワーク計画は、あなたが使用する残りのデータをどのように取得するかを概説します。会社の統制の強さなどの項目によって異なります。
文書を集めるためにスタッフと話をしてください - これらはあなたが行っている特定の監査の種類によって異なります - そして彼らが会社で何が起こっているのかの認識を得ます。彼らが会社がよくしていると思うものと何が改善されることができるかそしてなぜその理由を尋ねなさい。
スタッフから収集した文書を確認してください。入力エラーまたは矛盾する情報がないか確認してください。間違いや矛盾について十分な説明があるかどうか、スタッフに確認してください。
文書と手順が会社の方針およびその他の地域、州または連邦の規制に従っていることを確認してください。
会社または部門が持っているコントロールをテストします。テストとは、特定のトランザクションの文書（通常は24から36の近傍のどこか）をもっと詳しく調べることを意味します。ドキュメントやインタビューで間違いや不一致が多いほど、これが重要になります。ドキュメントに、コントロールが正常に機能していることが最初に示されている場合は、この手順でそれほど多くの操作を行う必要はないかもしれません。統制をテストしない監査は実質的なアプローチに従うと言われています。
会社や部署について、またそれがどのように運営されているか、または改善する可能性があるかについて、いくつかの最初の意見をまとめます。会社または部門の管理者にフィードバックを提供し、あなたの推奨事項および最初の発見事項に対する書面による回答を求めます。その回答は、あなたが孤立した問題をマネージャがどのように修正しようとしているのかを説明するものであるべきです。
監査レポートの大まかな草稿を作成します。報告は背景情報を含み、監査の範囲を概説しなければならない。それはまたあなたが見つけたものとあなたの推薦がそれらの発見に基づいたもの、そしてマネージャーの応答のコピーかそこからの抜粋を示さなければなりません。
もう一度マネージャと会い、あなたの大まかな報告について話し合ってください。コピーを渡して、管理者からの質問に答えてください。この会議のポイントは、管理者があなたがしたことすべてと彼らが改善するために何をする必要があるのかを確実に理解することです。
レポートを微調整して編集し、最終ドラフトを作成します。最終草案には監査レビュー会議の結果を含めるべきです。最終ドラフトをマネージャに配布します。
監査中に特定された問題を解決するために会社または部門が変更を加えたかどうかを調べるために、6〜12か月以内に部門または会社に連絡します。
フォローアップ中に学んだことと必要になるであろう追加の作業を示す正式な書簡をマネージャに書きます。会社または部署が期待に応えている場合は、その旨を書面に明記し、監査の目的を満たしていると述べれば、監査を終了します。
ヒント
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監査プロセスの間、何らかの緊張に備えてください。間違いが無害であっても、人が見つけることができる間違いについて神経質になることがよくあります。報酬や罰を与えるのではなく、単に調査することがあなたの仕事であることを彼らに安心させます。労働者があなたの論理的根拠を理解できるようにあなたが特定のデータを要求する正確な理由を常に説明してください。
