内部統制システムの設計方法

あなたのビジネスのための内部統制システムを設計することは、計画と会社の詳細な業務の理解を必要とします。内部統制にはいくつかの目的がありますが、主な目的は、事業が意図したとおりに機能し、従業員が商品やお金を不正に使用する機会を防ぐことです。内部統制により、事業主は、事業のあらゆる面を個人的に監督することなく、すべてが適切に機能していることを知ることができます。

生産、在庫管理、売掛金、買掛金、銀行の照合、および盗難や隠蔽によって詐欺を実行する可能性があるその他のプロセスなど、ビジネスの主要な各プロセスを確認します。個人が担当するプロセスの各部分に名前または役職を記入します。プロセスがどのように機能するのかわからない場合は、「現場で」時間をかけてプロセスを監視するか、責任者に質問してください。

各プロセスの各ステップで、会社の資産を盗む機会を与える可能性がある管理上の弱点について評価します。一人の個人が資産の管理とそれらの会計処理の両方を行っている分野に焦点を当てる。たとえば、1人の従業員がレジを管理しており、夜の終わりにそれを調整する責任を負っている場合、その従業員には調整を偽造することによってお金を盗み隠してしまう機会があります。別の例としては、一人の従業員が入ってくるメールを開封する責任を持ち、さらにそのメールに入ってくる売掛金の小切手を記録する責任があるとします。

弱い内部統制を評価した分野の手順を変更してください。可能な限り、保管機能と報告機能を分離してください。それぞれの職種に異なる人員を雇用させるのに十分な従業員がいない場合でも、互換性のない機能を可能な限り分離する必要があります。

新しい手順を徹底的に文書化し、従業員に理解させます。新しい手順がいかに効率的であるかについて、従業員からのフィードバックを求める。手順が、単に管理としてではなく、ビジネス上および運用上の観点から理解できることを確認することが重要です。フィードバックに従って手順を調整しますが、常にコントロールの目的を念頭に置いてください。

まだ行っていない場合は、必須の休暇ポリシーを実装します。他の誰もこれまで泥棒の機能を実行していないため、企業における慢性的な盗難の問題の大部分は継続することが許されています。泥棒の従業員が休暇を取らなければならず、他の誰かが彼らのために記入した場合、彼らは犯罪を隠し続けることができません。このポリシーは、盗難が発生した場合にそれを発見するだけでなく、盗難を防止することができます。