特に従業員に悪い知らせをするのは好きではありません。ただし、業務が停止しているときは、人を解雇したり時間を短縮したりする必要があることがよくあります。これらのメッセージは、あなたが事実をどのように述べようとも、受取人が怒って怒ってしまうように思われるかもしれないので、手紙で書くことは特に困難です。幸いなことに、いくつかの計画を立てれば、従業員を簡単に倒すことができ、時間を短縮するという決断の難しい性質を理解するのに役立つ手紙を書くことができます。
日付を入力してください。スペースをスキップしてください。各従業員への手紙をパーソナライズする場合は、ワープロプログラムの差し込み印刷機能を使用して名前と住所を追加します。個人用のコピーを作成するには従業員が多すぎる場合は、内部アドレスを完全に省略して一般的な手紙を書くこともできます。
「親愛なる（従業員名を挿入）」に続けてコロンを入力して、文字を開きます。一般的な手紙を書く場合は、「親愛なる従業員」と入力し、その後にコロンを入力します。
背景を提供することによって手紙を始めてください。会社がお金を失っていることと、その減少に対抗するためにあなたがやろうとしてきたことを説明してください。従業員が会社が厳しい時期を経ていることを理解できるように、明確な言葉で、しかし十分に詳細に書いてください。最初の段落で短縮された時間について言及しないでください。従業員はおそらく読むのをやめるだけで、状況を説明したり、のれんを守ったりしようとする機会を失います。
第2段落で時間の短縮について説明してください。具体的に。労働者は毎週何時間失うことが予想されますか？該当する場合、いつ彼らは通常のスケジュールに戻りますか？従業員は多くの質問をするでしょう、そして今それらに対処することは混乱とオフィスへの電話を防ぐでしょう。
もしあれば、良い知らせを強調する。例えば、あなたが誰かを解雇するのを避けるために時間を減らしているならば、それを述べてください。あなたがすぐにあなたのビジネスを黒字に戻すであろうと思う戦略を持っているならば、従業員にあなたの楽観主義を感じさせてください。たとえ良い知らせが比較的軽微なものであっても、それはあなたが心の中で彼らが最善の利益を持っていると従業員に感じさせるのに役立ちます。
最後の段落に行動情報を記入してください。追加の書類に記入するなど、従業員が何かをする必要がある場合は、彼らに知らせてください。この困難な過程であなたと一緒にいてくれてありがとう。
