電話会議を計画する方法。企業の世界では、会議はコミュニケーションの重要な部分です。参加者が異なるオフィス、あるいは世界の異なる場所にいる可能性がある会議を実施する1つの方法は、電話会議をスケジュールすることです。電話会議はコミュニケーションをとるのに便利な方法ですが、計画を立てるためのいくつかの手順があります。電話会議を計画するには、次のヒントを参考にしてください。
電話会議の日時を決めます。時間を計画するときは、必ず異なるタイムゾーンに住む参加者を考慮に入れてください。同僚が通常オフィスにいる前後の間、電話会議を計画したくはありません。
会社の電話会議センターから電話会議の番号を手配するか、電話会議を円滑にするオンラインプロバイダに連絡してください。これはしばしばセットアップしてアカウントを作成して少額の料金を支払うことを含みますが、あなたの会社が会議サービスを提供していない場合は便利なオプションです。
日付、時間、および提案されたトピックを詳述した会議出席依頼を準備します。あなたの電話会議に対応するのに十分な時間を与えるために、これは数週間前に電話会議の参加者に電子メールで送られるべきです。参加者が通話にアクセスするために必要な、特定のダイヤル手順とPIN番号を必ず含めてください。
電話会議の予定表を作成します。あなたの議題は、あなたが電話会議で何を達成したいのか、電話の後にどんな成果物が要求されるのか、そして次のステップのためにどの参加者が責任を持つのかをカバーするべきです。
アジェンダと参加者が電話の数日前に見直す必要がある補足情報を送ってください。検討しているトピックの背景となるスプレッドシートまたはレポートを含めることができます。
電話会議の前日に確認を受け取っていない参加者と個人的にフォローアップします。参加者が会議出席依頼の電子メールを受け取っていない可能性があるため、この場合は電話での通話が最適です。
