時々、何かがどのように行われているのかを視覚化することができると理解しやすくなることがあります。プロセスのフローチャートは、マップのような記述形式でプロセス内の各ステップを識別します。プロセスフローチャートは、組織がワークフローを合理化したい場合に特に役立ちます。フローチャートにより、意思決定者はプロセス内の各ステップを識別し、さらにステップ間の相互作用も確認できます。プロセスフローチャートは、どの組織でも達成できるものです。
あなたが必要とするアイテム
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ミーティングスペース
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紙
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鉛筆
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マーカー付きホワイトボード
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「ポストイットタイプ」メモ
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ワープロソフト
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フローチャートソフトウェア
静かなミーティングスペースでチームメンバーを集めましょう。ディスカッションがオフィスの他の部分に影響を与えないようにチームメンバーが移動するのに十分なスペースを確保し、ディスカッションが進行中のプロセスフローを表示するためのホワイトボードを用意します。各チームメンバーは紙/鉛筆と「ポストイットタイプ」のメモも持っているべきです。
フローチャートを作成するプロセスをチームに知らせます。プロセスのすべてのステップをチームにブレインストーミングさせます。ホワイトボードにステップを書きます。どのステップが最初または最後に来るのかを心配しないでください - 単にプロセスのすべてのステップを書き留めてください。プロセスのすべてのステップがリストされたら、すべてのステップが書き留められていることをチームと合意します。個々の「ポストイットタイプ」メモに各ステップを書き留めます。ホワイトボードを消します。
どのステップでプロセスを開始するかを決めます。そのステップをボードの一番左側に貼り付けます。どのステップでプロセスを終了するかを決めます。そのステップをボードの右側に貼り付けます。プロセスの2番目のステップを決定し、それをステップ1のすぐ右側に配置します。プロセス内のすべてのステップが、左側の最初のステップから右側の最後のステップまで順番に配置されるまで、各ステップでこのプロセスを続けます。このプロセスは通常、合意に達するためにチームメンバー間で多少の譲歩を必要とします。
プロセスの各ステップに適切な記号を割り当てます。楕円形の記号はプロセスの始めと終わりに使用されます。プロセスの最初と最後のステップの「ポストイットタイプ」のメモの上に楕円を書きます。行われたその後の各アクションは、四角で識別されます。各決定はひし形で識別されます。どの種類のシンボルがどのノートに表示されるかについて、各チームメンバーと合意するようにしてください。完成したら、各音符から次の音符まで線を引きます。
フローチャートを分析してください。プロセスをチャートで表示できるようになると、ほとんどのプロセスをより効率的にすることができます。重複する手順や、マネージャの承認や不要な書き換えなどの不要なワークフローの停止を確認します。
ワープロソフトまたはフローチャート作成ソフトを使用して、ワークフロープロセスの永久コピーを作成します。将来のプロセスフロー改善のための出発点としてプロセスフロー図を保存してください。
