給与計算システムは、雇用主がその給与計算を処理するのに必要な媒体を提供します。給与計算システムが雇用主の給与計算のニーズを満たす限り、後者は希望するシステムを使用することができます。
マニュアル
手動の給与計算システムは慎重な検討の結果選択されるべきです。このシステムでは、給与担当者が給与全体を手で処理する必要があります。エラーの可能性が高まります。従業員が少ない場合にのみ、雇用主は手動の給与計算システムに従うべきです。このシステムの利点は、実装するのが安価だということです。
雇用主は標準的なタイムシートを文房具店から購入し、従業員に完成させることができます。雇用主は、計算機、給与明細書/給与明細書の手書き、またはタイプライターを使用して、ハードコピー給与データを保管箱に保管することができます。それでも、給与法に関する知識がない場合、または給与が大きすぎる場合にこのシステムを使用しようとすると、不正確な給与および税処理が発生する可能性があります。
社内コンピュータ化
雇用者が手動の給与計算処理を排除したい場合、社内のコンピュータ化されたシステムは実行可能な代替手段です。このシステムでは、記録を遵守するために給与計算データを保存できるZ-Pay、Ultipro、QuickBooksなどの給与計算ソフトウェアを使用しています。入力されたデータに基づいて賃金と控除を計算します。たとえば、給与計算担当者は、従業員の申告ステータス、勤務状況、および手当を給与計算ソフトウェアに入力します。給与計算ソフトウェアには、連邦および州の源泉徴収表がシステムにハードコードされており、計算を実行します。
このシステムでは、従業員は給与計算ソフトウェアに投資し、それを管理する必要があります。ソフトウェアの複雑さに応じて、給与計算スタッフは広範囲なトレーニングを必要とするかもしれません。給与が小さい場合は、1人の給与担当者が給与処理を処理できます。しかし、給与が膨大で、何千人もの従業員を抱えている場合、雇用主は、給与計算担当者/アシスタント、給与計算のスペシャリスト、給与管理者、給与管理者を含む給与計算スタッフを雇う必要があります。このシステムは雇用主にとって高価であることが証明できます。
外注
給与計算から給与計算サービスプロバイダへのアウトソーシングは、多くの場合、費用対効果が高く時間が節約できる雇用主にとっての代替手段です。給与計算サービスには、直接入金、ライブ小切手、W-2処理など、顧客の給与計算を処理する給与計算の専門家がいます。雇用主はこのサービスに対して一律の料金を支払うので、オンサイトの給与計算スタッフに給与と手当を支払う必要がありません。さらに、雇用主は給与計算ソフトウェアの不具合に対処する必要がありません。最終的に、給与計算をアウトソーシングすることで、雇用主は他の職務に集中することができます。
多くの給与計算サービスプロバイダは、オンラインの給与計算ソリューションを提供しています。これにより、雇用主は従業員の給与計算データと給与計算登録簿にオンラインでアクセスできます。さらに、給与計算サービスは通常、ファックス、電子メールまたはオンラインなどによって、各支払期間について給与計算時間を送信する様々な方法を顧客に提供する。
アウトソーシングのマイナス面は、従業員が給与計算上の懸念を抱えている場合、すぐに助けが得られない可能性があることです。さらに、給与計算サービスで特定の給与計算税エラーが発生した場合、IRSは給与計算サービスではなく雇用主に罰金を科します。その結果、一部の雇用主は、給与計算サービスと雇用主の連絡係として働くオンサイトの給与計算管理者を雇います。
