建物の受付デスクは、そのすべての業務の情報の中心です。それはあなたの予約のためにチェックインする場所であるだけでなく、それはまた緊急事態で不可欠になることができます。緊急時には、受付係が状況に関する適切な情報を受け取り、その情報を適切な受信者に配布して、迅速かつ適切に結論を下します。
準備
緊急事態の発生時に、受付係は事件指揮官になり、彼の机は事件指揮センターになる。緊急時に適切に機能するために、あなたの必要不可欠な道具はすべて近くにあるべきです。電話機、ページングシステム、および無線機を定期的にテストして、すべて正常に機能していることを確認します。応急処置キット、AED、酸素ボトル、懐中電灯、毛布などの緊急用備品を目録に入れてください。手持ちのメモ用紙、ペン、鉛筆を十分に用意してください。緊急事態手順書は、事件の際に使用するための早見表チェックシートと共に利用可能であるべきです。
優先度
緊急事態が発生したら、対処すべき当面の懸念事項であるかどうかを優先します。たとえば、セキュリティ担当者に彼女の車に護衛するよう要求する従業員から電話を受けることがあります。あなたの対応は、「現時点ではセキュリティは緊急事態に巻き込まれており、あなたを助けることはできません。同僚にあなたを護衛するように頼むことができればもっと良いでしょう」という線に沿っているべきです。
緊急時の対応
緊急処置マニュアルを適切なセクションにすぐに開き、何をすべきかよくわからないときはいつでも参照してください。記載されている順序で手順を実行し、落ち着いてください。これはあなたの側のどんなエラーの可能性も減らすのを助けます。
優先順位の高い通信をすべて監視し、重要な無線トラフィックを適切な人々に中継するのに役立ちます。警察または消防署に連絡するために待機します。
あなたの財産への出入りを監視し続け、緊急時のアクセス管理を改善することができます。これは、入退室時に個人で適切なIDを確認するだけでなく、ビデオで監視されているエントリポイントを監視することでも実行できます。必要に応じて個人をチェックインおよびチェックアウトし、訪問者のログブックを最新の状態に保ちます。
不審な人や物を探して、すぐ近くの受付エリアに注意を払ってください。すぐに普通ではないことを報告してください。
警察や消防職員が到着したら、護衛を机の前で待って緊急事態に導いてもらいます。護衛が利用できない場合は、道順の簡略マップを用意してください。必要ならば、当局を避難手順で援助する用意をしてください。
事件の後、あなたがすべての必要な報告書を完成させることを確認しなさい。これは、会社が賠償責任の問題を抱えており、将来の緊急手順を改善するのに役立ちます。
