従業員への指示書は、口頭での指示よりも役立つことがよくあります。新しい方針または手続きの詳細を含む手紙は、将来の参考のために文書を従業員に与える。指示書は、新しい手続きの進め方を覚えやすくするだけでなく、法律で定められた新しい方針を公式に通知するという法的要件を満たしています。たとえば、2011年初めには、多くの都市が地域事業に影響する喫煙禁止措置を講じています。新しい喫煙方針を遵守する方法を労働者に知らせることは雇用主の責任です。
会社のレターヘッドをプリンタに取り付けます。この指令は公式の通知であり、レターヘッドは情報の正式な性質を強化します。
完全な日付を入力してください。通知の時間を設定するため、指令には必ず日付を含める必要があります。行をスキップします。
ディレクティブが1人の人にだけ送信される場合は、受信者の名前と彼女の住所を入力します。全従業員への包括的な手紙の場合は、名前と住所を省略します。
文字がすべての従業員に送信される場合は、「親愛なる従業員」と入力し、続けてコロンを入力します。特定の名前を1人にする場合は入力します。
指示が何についてであるかについての直接的な声明で手紙を始めてください。いつ施行されるのか、誰がポリシーの影響を受けるのかなど、ポリシーまたは手順に関する関連情報を提供します。
タスクを完了するためのステップ、または新しいポリシーを順守するためのステップをリストします。従業員が従うことができる明確で読みやすい言語を使用してください。
この新しいポリシーが受信者にどのように役立つかを説明し、彼らの協力に感謝します。従業員が指令を遵守しないことを選択した場合にどうなるかを説明します。
最後の段落に適切な期限または連絡先情報を記入します。該当する場合、従業員のコンプライアンスを評価する方法を説明してください。受取人が持つかもしれないどんな質問にでも答えるように申し出なさい。
敬意を持って閉じることを入力し、フルネームとタイトルを入力して、手紙を閉じます。入力した名前の上に署名してください。
他の監督者に手紙を読んでもらい、情報を見逃さないようにしてください。
手紙を郵送してください。指令が法律の変更の結果である場合は、指令が受信されたことを証明するために受信者からの署名確認を求めることを検討してください。
